Noch schnellere Workflows – mit dem pixx.io Mediaspace Update 2.9

Mit dem Update 2.9 für deinen pixx.io Mediaspace vereinfachen wir deine Workflows im E-Commerce und rund um die proaktive Auskunftspflicht. Welche weiteren Neuerungen in deinem Mediaspace auf dich warten, fasst dieser Artikel für dich zusammen. 

Proaktive Auskunftspflicht einfacher umsetzen 

Wir haben bereits im letzten pixx.io Update eine Funktion ergänzt, mit der es für dein Unternehmen ganz einfach ist, den Pflichten rund um die proaktive Auskunftspflicht nachzukommen. Diese Funktion haben wir noch verfeinert.  

Es ist jetzt möglich, für Downloads aus dem Mediaspace, über Sharelinks und aus dem Portal eine Nachweispflicht zu aktivieren. Dabei handelt es sich um ein Pflichtfeld, in dem jeder Downloader einen Verwendungszweck für Dateien hinterlegen muss.  

Die Nachweispflicht lässt sich pro Rechtegruppe und für jedes Portal aktivieren. Wenn du den Nachweis eines Downloads für die jährliche Auskunftspflicht einsehen willst, ist dieser jetzt unter Einstellungen > Analytics auslesbar. 

Neues Feature in der H.U.L.A. Search 

Jeder Klick, den du im Alltag sparst, bringt dir mehr Zeit. Deshalb gibt es jetzt invertierbare Filter in der  H.U.L.A. Search: Mit diesem Feature ist es möglich, einen in der Suche aktivierten Filter mit einem Rechtsklick auf den Filter-Chip umzukehren.  

Willst du zum Beispiel die Bilder aller Ordner bis auf einen anzeigen lassen, wählst du den Ordner aus und invertierst den Filter. So kommst du mit nur zwei Klicks ans Ziel. 

Dateien noch besser teilen 

Ein wichtiger Workflow, den pixx.io für dich vereinfacht, ist das Teilen von Media Dateien. Für Shares per Link und für deine Media Portale gibt es folgende Neuerungen: 

• Sharelinks: Wenn du Dateien für externe Downloads teilst, steht ab sofort die Option „Freies Format“ zur Verfügung. Über diese Einstellung sind Empfänger in der Lage, Dateien aus dem Sharelink vor dem Download auf ein gewünschtes Format zu croppen oder sie zu konvertieren.

• Portal: Ein Klick in die Suche des Portals zeigt deinen Besuchern ab sofort die 10 häufigsten Schlagwörter als Orientierung an. Außerdem ist es jetzt möglich, Portalen mehr als eine Domain zuzuweisen.

Shopify mit pixx.io verbinden 

Dieses Update ist vor allem für Unternehmen aus dem E-Commerce spannend: Für alle, die ihren Onlineshop mit Shopify betreiben und häufig Produktbilder in ihren Shop laden müssen, steht jetzt eine Shopify Integration bereit. Damit verbindest du dein Digital Asset Management-System pixx.io mit deinem Onlineshop und sparst dir viel manuelle Arbeit und Dateichaos beim Bilder-Upload. 

Wie du pixx.io in nur drei Schritten in Shopify integrierst, an welchen Stellen du besonders viel Zeit sparst und wie du mit den Tools ein E-Commerce-Ökosystem aufbaust, erfährst du in unserem kostenlosen Shopify-Whitepaper. 

Bessere Performance für schnellere Übersicht 

Beim Scrollen durch deinen Mediaspace wirst du feststellen, dass Vorschauansichten in der Medienübersicht und der Einzelansicht noch schneller laden. Der Grund: Wir haben deinem Mediaspace ein Upgrade bei der Ladegeschwindigkeit verpasst.  

Wenn du es bei der Suche nach Medien also mal besonders eilig hast, hält pixx.io mit deinem Tempo mühelos Schritt und erlaubt dir, dich mit Scrollen und Klicken noch schneller durch die Medien im Überblick zu bewegen. 

Ebenfalls brandneu: Die Features aus Version 2.8

Regelmäßige Reportings, Transparenz bei Downloads und mehr Klarheit bei deinen Uploads – das und mehr bietet pixx.io seit dem Update auf Version 2.8.0. Hier findest du eine Zusammenfassung der Features.  

Erweiterte Reporting-Funktion

Das wird vor allem Zahlenfreunde glücklich machen: Unter Analytics hast du in der neuen Mediaspace-Version die Möglichkeit, dir regelmäßig Reports per E-Mail schicken zu lassen – entweder als PDF oder als CSV-Datei.

Das Reporting gibt dir detaillierte Einblicke in die Nutzung deines pixx.io Mediaspace, etwa über:

• Zahl der Uploads (außer über Dateianfragen)
• Zahl der Login-Versuche
• Auslastung deines Speicherplatzes
• Downloadzahlen
• geteilte Kollektionen
• Ablaufdatum von Datei-Lizenzen

Außerdem lässt sich mit diesem Reporting auch tracken, welche Datei welchen Dateistatus hat. Du bekommst auf diese Weise automatisch mehr Überblick über dein Media Management.

Die erweiterte Reporting-Funktion in der neuen Mediaspace-Version

Angepasste Darstellung des Upload-Fortschritts

Damit du auf einen Blick siehst, wie weit deine Media Dateien schon hochgeladen sind, haben wir die Darstellung des Upload-Fortschritts angepasst: Ab jetzt siehst du einen Ring und kannst anhand der farbigen Füllung den Fortschritt deines Uploads verfolgen.

• Halbe Füllung = Datei ist hochgeladen
• Volle Füllung = Vorschaudatei ist erzeugt und die Datei ist ab sofort im Mediaspace verfügbar

Ein Upload ist fehlgeschlagen? Auch für diesen Fall wartet eine Neuerung auf dich in der Version 2.8.0: pixx.io erzeugt bei fehlgeschlagenen Uploads ein Fehlerprotokoll, das dich die Ursache transparent nachvollziehen lässt. Du siehst zum Beispiel, dass der Upload nicht durchführbar war, weil die Datei eine Dublette ist.

Mehr Transparenz bei Downloads

Die proaktive Auskunftspflicht verlangt vielen Unternehmen einiges an Organisationsaufwand ab. Damit deine Workflows schlank bleiben und du rechtlich trotzdem auf der sicheren Seite bist, dokumentiert pixx.io jetzt für dich die Nutzung von Downloads.

Es ist ganz einfach: Du entscheidest für jede Rechtegruppe, ob bei einem Download die Angabe des Downloadgrunds verpflichtend ist. Diese Pflichtangabe lässt sich auch für Shares einstellen.

Das ist aber noch nicht alles – wir spendieren dir außerdem neue Analytics- und Filter-Funktionen, damit du jederzeit den Überblick über Downloads aus deinem Mediaspace behältst:

• Im Reiter Downloads werden sämtliche Downloads aus allen Quellen chronologisch angezeigt. Hast du deine User zur Angabe eines Download-Grunds verpflichtet, findest du hier die hinterlegten Angaben.
• Per Filter entscheidest du, ob alle Downloads angezeigt werden sollen, oder ob du nur Downloads aus bestimmten Quellen (intern, Portal, Shares) sehen möchtest.
• Sind die Downloads noch im Mediaspace vorhanden, hast du die Möglichkeit, die Bilder eines Downloads bequem über das 3-Punkte Menü anzeigen zu lassen.

Benutzerdaten einfacher verwalten

SCIM ist die Abkürzung für System for Cross-domain Identity Management. Hinter dem sperrigen Begriff verbirgt sich nichts weiter als ein offener Standard, mit dem sich Benutzerdaten zwischen verschiedenen IT-Systemen automatisch übermitteln lassen.

pixx.io unterstützt jetzt den Standard. Deinem Mediaspace steht damit eine weitere externe Benutzerverwaltung zur Verfügung, mit der sich in SCIM organisierte Benutzer und Benutzergruppen einfacher in die pixx.io Benutzer- und Rechteverwaltung übertragen und mit ihr synchronisieren lassen.

Synonymsuche jetzt auch im Portal

Die praktische Suche mit Synonymen steht jetzt auch in Portalen zur Verfügung. Sucht ein Portalbesucher zum Beispiel nach dem Begriff „car“, erhält er dadurch alle mit dem Begriff „Auto“ getagten Bilder als Ergebnis. Voraussetzung ist lediglich, dass „car” in der Synonymliste beim Keyword „Auto” eingetragen ist.

Mit Synonymen mühelos zur gesuchten Media Datei zu finden, erleichtert vor allem Kollegen oder Externen die Arbeit, die nur hin und wieder eine Datei in deinem Portal suchen. Allerdings ist die Synonymfunktion so intuitiv, dass sie in Zukunft sicher öfter vorbeischauen.

PowerPoint als PDF downloaden

Wenn du eine PowerPoint-Datei in deinen Mediaspace uploadest, konvertiert pixx.io die Datei in ein PDF, um dir eine Vorschau anzuzeigen. Mit dem aktuellen Update hast du jetzt die Möglichkeit, diese PDF-Datei beim Download herunterzuladen, indem du das Downloadformat „Vorschau“ wählst.

Weiterhin für dich verfügbar: Die wichtigsten Features aus Version 2.7.0  

Dateieigenschaft „Sprache“ 

Dieses neue Feld in den Metadaten ermöglicht es dir, Media Dateien mit einer oder mehreren Sprachen oder Länderkennzeichnungen zu versehen. Dazu findest du auch einen entsprechenden Filter in der Filterübersicht.  

Individuelle Sortierung der Metadaten 

In den Einstellungen deiner Metadaten kannst du nun die Reihenfolge der priorisierten Metadaten individuell durch Drag-and-drop festlegen. Die eingestellte Reihenfolge gilt dann übergeordnet in allen Media Dateien und für alle Benutzer. 

Die ersten vier Metadaten erscheinen dann auch in der Medienansichtsoption „Square Gallery View“ unter dem Vorschaubild jeder Datei. 

Das neue Metadatenfeld zur Länder- oder Sprachkennzeichnung

Downloadformate pro Rechtegruppe einstellen 

In den Einstellungen einer Rechtegruppe kannst du jetzt bestimmen, ob und wenn ja, welche Downloadformate die jeweilige Rechtegruppe grundsätzlich verwenden darf. Neben den hinterlegten Downloadformaten ist auch die Nutzbarkeit des „Freien Formats“ steuerbar. 

Mehrere Kollektionen auf einmal intern freigeben 

In der Kollektionsübersicht kannst du mehrere Kollektionen über die Auswahlfunktion jetzt auch auf einmal intern freigegeben. Dazu findest du in der Action Bar während einer aktiven Kollektionsauswahl ein neues Icon („Männchen+“), um die Kollektionen direkt intern freizugeben.  

Neue Funktionen für deine Media Portale 

Aktivierung des Filters für „Sprache“

In den Portal-Einstellungen (via Reiter „Design“ à Abschnitt „Medienansicht“) lässt sich der Filter für das neue Metadatum „Sprache“ aktivieren, um auch im Portal nach Dateien mit zugewiesener Sprache oder Länderkennzeichnung zu filtern. 

Bevorzugter Titel einstellbar 

In den Portal-Einstellungen (via Reiter „Inhalte“ à Abschnitt „Bildinformationen Einzelansicht“) kannst du nun einstellen, ob etwa der Titel oder der ursprüngliche Dateiname im Portal als Name einer Datei angezeigt werden soll. 

Individuelle Share-Links für einzelne Dateien 

Besucher deines Portals können in der Einzelansicht einer Datei den Link zu dieser direkt kopieren und teilen. Ist dein Portal Zugriffs-beschränkt, erreichen Dritte die über diesen Link geteilte Datei natürlich nur nach Login. 

Verbesserungen 

Neue Kollektion erstellen und Media Dateien direkt zuweisen 

Beim Erstellen einer neuen Kollektion direkt bei der Auswahl einiger Media Dateien taucht die neue Kollektion sofort ersichtlich ganz oben in der Kollektionsliste auf. Die zuletzt mit Dateien ergänzte Kollektion wird dir in der Liste direkt ganz oben angezeigt. 

Verbesserte Vorschläge und vereinfachte Filter in der Suche 

Vorschläge für Schlagwörter in der H.U.L.A. Search reagieren nun nicht mehr auf Groß- und Kleinschreibung. Tippst du im Schlagworteingabefeld bspw. „logo“ ein, wird dir jetzt auch der entsprechende Wörterbucheintrag „Logo“ vorgeschlagen. 

Um einen Vorschlag für einen Filter in der Suche zu erhalten, tippst du jetzt direkt die Art des Filters ein. Anstatt „/Filter Dateityp“ einzutippen, um den Vorschlag für den Dateityp-Filter zu erhalten, tippst du direkt einfach nur „Dateityp“ ein. 

Vereinfachte Eingabe von mehreren Schlagworten 

Du kannst jetzt einfacher mehrere Schlagworte vergeben. Tippe dafür hinter das Wort ein Komma oder die Enter-Taste, um das Schlagwort zu setzen.  

Extern teilen: neue Sortiermöglichkeiten

Empfänger deiner Share-Links können die geteilten Inhalte nun wahlweise anhand der Eigenschaften Titel, Upload-Datum und Dateiname sortieren.