Agiles Arbeiten: Hype oder hilfreiche Methode?

u kennst sicher die täglichen Herausforderungen des Projektmanagements: Wer macht was, wie ist der aktuelle Stand und wann werden wir fertig? Deadlines werden oft nicht eingehalten und wenn das fertige Projekt dann endlich da ist, ist es nicht mehr up-to-date. 

Um mehr Ordnung in deine Projekte zu bringen, lohnt sich ein Blick auf agiles Arbeiten. Was genau das ist und wie du es umsetzen kannst, erklären wir dir in diesem Artikel. 

Agilität stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, bezeichnet mittlerweile aber auch einen Management-Stil. Es bezieht sich auf die Schnelligkeit und Flexibilität, mit der in einem Unternehmen gearbeitet und auf Änderungen reagiert wird. Klassische Unternehmen arbeiten hingegen prozess- oder projektorientiert. 

Außerdem ist der Fokus beim agilen Arbeiten ein anderer, wie im agilen Manifest definiert. Dazu weiter unten mehr. Agilität kann nur in einzelnen Bereichen oder Abteilungen einer Organisation zum Einsatz kommen, oder auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden, das kommt auf deine individuellen Bedürfnisse und Anforderungen an.

Das agile Manifest, das 2001 von Softwareentwicklern verfasst wurde, fußt auf vier Leitsätzen: 

1. Personen und Interaktionen stehen über Prozessen und Tools. 

2. Der Fokus liegt auf der Erstellung eines guten Produkts statt auf der detailgenauen Dokumentation. 

3. Die Zusammenarbeit mit den Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen. 

4. Es werden lieber Anpassungen vorgenommen, anstatt strikt einen Plan zu befolgen. 

Aus diesen Leitsätzen leiten sich die zwölf Prinzipien des Manifests ab, das durch die Agile Alliance festgelegt wurde.

Wenn du agiles Arbeiten für dich umsetzen möchtest, gibt es verschiedene Methoden, die du anwenden und teilweise auch kombinieren kannst. Wir stellen dir hier einige vor. 

Scrum 

Scrum stammt ursprünglich aus der Software-Entwicklung, wird mittlerweile aber in allen Unternehmensbereichen angewendet. Es beschreibt das Arbeiten in Sprints. Ein Sprint ist ein kurzer Zeitraum, meist 1-4 Wochen, innerhalb dessen ein bestimmter Projektfortschritt erzielt werden soll. Sie sind immer in Zyklen aufgebaut: Die Sprintplanung, die Umsetzung, die Review und die Retrospektive. 

Innerhalb der jeweiligen Sprints gibt es darüber hinaus noch das Daily Scrum. Jeden Tag trifft sich das Entwicklungsteam und tauscht sich zum derzeitigen Stand aus. Dabei sind auch der Product Owner und der Scrum Master anwesend. Der Product Owner bestimmt über die Eigenschaften des Produkts, was implementiert werden soll und hält Rücksprache mit den Stakeholdern. Der Scrum Master überwacht den Sprint, steht dem Team unterstützend zur Seite und moderiert das Sprint Planning sowie die Retrospektive. 

Kanban 

Kanban ist japanisch und heißt “Tafel” oder “Karte”. Die Methode wurde bereits in den 1940ern bei Toyota entwickelt zur Poduktionsprozessteuerung. Der Materialfluss soll optimiert werden, wozu die sogenannten Kanban-Karten zum Einsatz kommen. 

Übertragen auf moderne Büroarbeit dient die Kanban-Methode zur Visualisierung deiner Projekte in einem Board, das eben solche Karten oder Tickets benutzt. Projekte werden in Aufgaben unterteilt, diese den verantwortlichen Personen zugeordnet und der aktuelle Fortschritt festgehalten. So weiß jeder, wer gerade woran arbeitet. 

Scrumban 

Kombinierst du Scrum mit Kanban, nennt sich das Scrumban. Du arbeitest weiterhin in Sprints und hältst den Fortschritt sowie die Verantwortlichkeiten in einem Kanban-Board fest. Dadurch sind die jeweiligen Zwischenergebnisse direkt sichtbar und werden nicht erst am Ende des Sprints präsentiert. Einen Scrum Master gibt es bei dieser Methode für gewöhnlich nicht. 

Design Thinking 

Design Thinking ist eine Methode zur iterativen Problemlösung. Sie berücksichtigt sowohl die Kundensicht als auch die Gegebenheiten des Markts. Der Prozess lässt sich in sechs Schritte unterteilen: 

1. Verstehen: Du musst zunächst verstehen, worin überhaupt das Problem liegt, das angegangen werden soll.  

2. Beobachten: Du nimmst die Perspektive des Kunden und vollziehst dessen Wünsche und Bedürfnisse nach. 

3. Definition des Standpunkts: Fasse die Ergebnisse der ersten beiden Schritte zusammen, beispielsweise indem du Personas anlegst. 

4. Ideenfindung: In einem Brainstorming sammelt ihr Ideen für eine mögliche Lösung des Kundenproblems, die sich dabei an seinen Bedürfnissen orientiert. Die erarbeiteten Personas sind hierbei hilfreich, das Wesentliche im Blick zu behalten. 

5. Prototyp: Aus der Idee wird ein Prototyp zur Lösung des Problems entwickelt. Hierbei kann es sich erstmal um ein MVP (Minimal Viable Product) handeln. 

6. Testen: Der entwickelte Prototyp wird ausgiebig getestet. Feedback ist jetzt besonders wichtig, um diesen weiter zu verbessern. 

Lean 

Die Lean-Methode setzt darauf, Prozesse zu verschlanken, wie der Name bereits verrät. Der Fokus liegt auf Praktiken, die tatsächlichen Mehrwert bringen und das Unternehmen oder die Entwicklung bzw. Herstellung vorantreiben. Ursprünglich stammt sie aus der Automobilindustrie, wo sie als Lean Manufaturing bezeichnet wurde. Die Kanban-Methode, die bei Toyota entwickelt wurde, ist Teil dieses Lean-Ansatzes. Dieser wurde dann im Lean Software Development in die IT übertragen. 

Ein wichtiger Bestandteil der Lean-Methode ist das Feedback von Kunden, um keine Zeit damit zu verbringen, Produkte oder Funktionen zu entwickeln und zu überarbeiten, de gar nicht gefragt sind. Hierfür kann z. B. ein MVP veröffentlicht und Early Adoptern zur Verfügung gestellt werden.  

OKRs 

Objective und Key Results dienen dazu, deine Ziele und Fortschritte zu quantifizieren. Sie werden in der Regel quartalsweise gesetzt. Zu Beginn des Quartals formulierst du deine Objectives, z. B.: “Wir möchten einen Newsletter als neuen Hebel im Marketing aufsetzen.” Das ist ein mögliches qualitatives Ziel. Um es zu quantifizieren, unterfütterst du deine Key Results nun mit Zahlen. Das könnten z. B. sein:  

• KR 1: Wir gewinnen mindestens 100 Abonnenten.

• KR 2: Wir erreichen eine Öffnungsrate von 15%. 

• KR 3: Wir erreichen eine CTR von 5%.  

Am Ende des Quartals gleichst du dann deine tatsächlichen Ergebnisse mit den erreichten Zielen ab. Je nachdem, wie du abgeschnitten kannst, kannst du die OKRs für das kommende Quartal anpassen, oder dein Vorgehen verändern.  

Die vorgestellten agilen Methoden haben viele Vorteile, sie sind aber nicht für jeden Bereich oder jedes Unternehmen sinnvoll. Gerade wenn du ein eher beständiges Produkt anbietest, dass keinen sich ständig ändernden Bedingungen unterworfen bzw. ausgesetzt ist, kannst du auf Agilität verzichten. In solche einem Fall ist ein agiler Ansatz vielleicht sogar eher kontraproduktiv.  

Bist du hingegen in der Digitalbranche unterwegs, kann die agile Arbeitsweise für einige Geschäftsbereiche definitiv das richtige Vorgehen sein. Es erlaubt dir schnelle Anpassung an einen dynamischen Markt und stellt sicher, dass du nicht nur konkurrenzfähig bleibst, sondern eventuell sogar als Pionier hervorgehst.  

Agile Arbeitsweisen und Methoden können dir Flexibilität bringen und Projektfortschritte positiv beeinflussen. Sie sind jedoch nicht für jedes Unternehmen und jeden Bereich geeignet. Wäge ab, inwiefern sich die Einführung agiler Methoden für dich lohnt und welche du anwenden möchtest. Du kannst die Arbeitsweisen auch miteinander kombinieren. 

Gerade im Zuge der digitalen Transformation lohnen sich agile Methoden, um die eigenen Digitalisierungsziele voranzutreiben. Eines dieser Ziele kann die Umstellung von physischer zu digitaler Ablage sein. Hier erweisen sich Digital-Asset-Management-Systeme wie das von pixx.io als hilfreich. Teste pixx.io 14 Tage lang kostenlos und starte durch im agilen Arbeiten.