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Digital Asset Management: Warum du das Workflow-Tool brauchst

Wenn du im Alltag viel mit Bildern oder Videos arbeitest, sparst du mit einem Digital Asset Management (DAM) viel Zeit dabei: In einer DAM-Plattform organisierst du digitale Assets zentral und sicher. Wie davon auch deine Kollegen und deine alltÀglichen Workflows profitieren und was eine gute Software auszeichnet, erfÀhrst du in diesem Artikel.

Definition und Aufgaben im Unternehmen Was ist Digital Asset Management?

Ein Digital Asset Management, kurz DAM, ist eine Software zum Speichern und Organisieren von digitalen Assets. Digital Assets sind dir vielleicht aus der Finanzwelt bekannt. Allerdings haben die Assets, ĂŒber die wir hier sprechen, mit Vermögenswerten oder Kapitalanlagen nichts zu tun. Es geht vielmehr um digitale Medien-Vermögenswerte von Unternehmen. 

Was sind digitale Assets? Digital Asset Definition

Digitale Assets sind Inhalte, die digital in der Cloud, auf einem Server oder einer lokalen Festplatte gespeichert sind.

Die digitalen Dateien, mit denen auch du tĂ€glich arbeitest, haben einen großen Wert fĂŒr dein Unternehmen. Sie verursachen allerdings auch viele Probleme. Denn die Menge an Dateien, die Unternehmen tĂ€glich organisieren mĂŒssen, wĂ€chst immer weiter.

Mit effizienten Digital Asset Management-Workflows behalten Teams den Überblick ĂŒber digital Assets. Ein smartes DAM-Tool bietet sogar noch viel mehr Möglichkeiten: Es verbessert die digitalen Workflows aller Teams, die hĂ€ufig mit Media Dateien arbeiten.

Typische Beispiele fĂŒr digitale Assets sind:

  • Bilder

  • Videos

  • Grafiken

  • Audiodateien

  • VertrĂ€ge

  • Textdokumente

  • PrĂ€sentationen

  • PDF-Dateien

  • Tabellen

  • GIFs

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Vorteile DAM-Software GrĂŒnde fĂŒr Digital Asset Management Software

Wenn Dateichaos eine Herausforderung in deiner tĂ€glichen Arbeit ist, brauchst du ein DAM. Digital Asset Management Systeme bĂŒndeln alle Bilder, Videos, Grafiken, Audiodateien, VertrĂ€ge, Textdokumente und andere Media Datei deines Unternehmens an einem Ort. 

Ein DAM ist die Basis, um einen zentralen Medienpool fĂŒr große Dateimengen aufzubauen. DAM-Lösungen sind allerdings mehr als ein Speicherort fĂŒr Media Dateien. 

Aus deinem Alltag weißt du sicher, wie aufwendig die Suche nach bestimmten Dateien ist. DAM-Nutzer kommen schneller ans Ziel. Denn mit einem DAM ist die Navigation zwischen den Assets ganz einfach: Mithilfe von Schlagwörtern findest du schnell die gesuchte Datei. 

Über Share-Links teilst du Dateien direkt aus dem DAM mit Kollegen und erledigst auch gleich Freigaben und Feedbacks im System. Stell dir ein DAM einfach als ein Workflow-System fĂŒr deine Media Dateien und deine kreative Arbeit vor.

Das war noch lĂ€ngst nicht alles. Die folgende Übersicht fasst alle wichtigen Funktionen eines Digital Asset Management Systems fĂŒr dich zusammen.

7 wichtige DAM-Funktionen die deinen Workflow beschleunigen

Funktion Anwendung
Suche & Filter Schnelles Finden von Dateien durch Schlag­wort­suche und Filtern nach Dateityp, Aus­richtung, Geo-Location etc
Ver­schlag­wort­ung Manuelles und auto­matisches Vergeben von Schlag­wörtern und Dateien zu organisieren und durch­suchbar zu machen
Teilen Einfaches und sicheres Teilen von einzelnen Media Dateien durch Share Links mit Kontrolle ĂŒber Zugriff und Download­formate
Kon­vertieren & Download Hinterlegen eigener Format­vorlagen mit On-Demand Kon­ver­tierung und Cropping direkt beim Download
Ab­stim­mungen Einfaches EIn­sammeln von Feedback durch Kommentare von intern und extern
Lizenz­manage­ment Sicheres Organisieren von Bild­rechten und Model Releases auf einen Blick mit GĂŒltigkeit und Lizenz­umfang
Benutzer­verwaltung Flexibles Steuern von Zugriff und Benutzer­gruppen fĂŒr sichere interne und externe Zusammen­arbeit im Media­space

Was sind die wichtigsten Vorteile von
Digital Asset Management?

Ein zentraler Ort fĂŒr alle Media Dateien

In einem DAM-Tool haben Mitarbeiter und Externe je nach Rollen und Rechten Zugriff auf fĂŒr sie relevante Dateien – von jedem Standort und GerĂ€t aus. Mit individuellen Berechtigungen lĂ€sst sich festlegen, was die Benutzergruppen im Tool machen dĂŒrfen.

Markenkonformer Auftritt

Die OberflĂ€che vieler Digital Asset Management Systeme lĂ€sst sich an das Branding deines Unternehmens anpassen. Das unterstĂŒtzt euren Markenauftritt intern und vor allem mit externen Partnern und Presse.

Schneller Return on Investment

Eine Software zur professionellen Verwaltung der Media Dateien lohnt sich doppelt. Dein Team spart sofort Zeit, denn moderne DAMs sind sofort einsatzbereit.

Nahtlose Workflows

Dank Integrationen und Plugins sind deine Media Dateien immer genau da, wo du sie brauchst. Als Grafiker öffnest du Dateien direkt in Adobe Photoshop und lĂ€dst neue Versionen daraus wieder in das DAM. Und deine Social Media Kollegen verknĂŒpfen ihren Mediaspace einfach mit ihrem Hootsuite-Account.

Sicheres Lizenzmanagement

Mit einer integrierten Verwaltung deiner Bildlizenzen arbeitest du sicher und entspannt. Smarte DAM-Tools wie pixx.io zeigen auf einen Blick, was du oder deine Kollegen Dateien im Rahmen der dazugehörenden Lizenz machen dĂŒrft. Außerdem wirst du automatisch benachrichtigt, wenn eine Lizenz ablĂ€uft.

Abstimmungen und Feedbackschleifen

Mit einem DAM gibst du einfach an der richtigen Stelle Feedback und zwar direkt bei der entsprechenden Media Datei. Auch die Kommentare mehrerer Kollegen sind ĂŒbersichtlich festgehalten und mit einem Fokuspunkt sogar noch prĂ€zisiert.

Daran erkennst du ein gutes Digital Asset Management System

Es gibt unzĂ€hlige DAM-Systeme fĂŒr unterschiedliche BedĂŒrfnisse. Damit es dir im Alltag wirklich hilft, solltest du grundsĂ€tzlich die folgenden Punkte bei der Auswahl eines DAM-Tools beachten.

check Gutes DAM

  • check Einfaches Onboarding
  • check Kostenloser Testaccount
  • check Automatische Backups & Updates
  • check Zugriff jederzeit und von ĂŒberall
  • check Übersichtliche BedienoberflĂ€che
  • check Flexible Upgrades & KĂŒndigungsbedingungen

Schlechtes DAM

  • check Lange Implementierung
  • check Zugang nur ĂŒber Vertrieb
  • check Interner Aufwand fĂŒr technische Betreuung
  • check Zugriff nur im internen Netzwerk
  • check Komplizierte Bedienung
  • check Starre, langfristig bindende VertrĂ€ge

Arten von Asset Management Unterschied MAM (Media Asset Management) und DAM

Media Asset Management: Definition und Abgrenzung

Im Medienbereich spricht man hÀufig von Media Asset Management (MAM). Der Fokus solcher Systeme liegt in der Regel auf dem Handling kreativer Media Dateien wie Grafiken, Animationen oder Videos. 

UrsprĂŒnglich war ein MAM ein spezielles Digital Asset Management, das sich rein auf Videos und Audios konzentriert. Doch heute leisten das die meisten DAM-Tools von Haus aus: Sowohl Media Asset Management Systeme als auch DAMs bĂŒndeln Media Dateien an einem Ort.

MAM und DAM unterscheiden sich heute nur noch in Feinheiten wie den Integrationen in andere Tools oder durch spezielle Features. Ist ein MAM zum Beispiel fokussiert auf die Video-Produktion, gibt es dafĂŒr passende Plugins in Schnittprogramme wie Adobe Premiere. DAM-Anbieter binden dagegen bevorzugt Grafikbearbeitungsprogramme wie Adobe InDesign an.

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Wenn du dich mit dem Thema Digital Asset Management beschÀftigst, werden dir unterschiedliche Begriffe begegnen, etwa:

  • Mediendatenbank

  • Bildverwaltung

  • Mediapool

  • Bildarchiv

UnabhÀngig von der Bezeichnung geht es im Grunde immer darum, Media Dateien zentral zu organisieren, wie das Beispiel des Media Asset Managements zeigt.

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Das pixx.io DAM-System

Du weißt jetzt, was ein gutes DAM ausmacht. Nutze die Liste guter DAM-Eigenschaften doch gleich, um pixx.io zu checken. pixx.io ist ein Anbieter von Digital Asset Management as a Service: Die Software lĂ€uft ohne Installation direkt in deinem Browser und speichert digitale Assets deines Unternehmens sicher in der Cloud. 

pixx.io bietet alle wichtigen Funktionen, die ein gutes DAM ausmachen. Durch die einfache BedienoberflÀche sind auch neue Kollegen oder Benutzer, die das System nur hin und wieder brauchen, schnell in der Lage, sich zurechtzufinden.

Moderne SaaS-Anbieter wie pixx.io haben außerdem eine transparente Preisstruktur und ermöglichen es dir, selbststĂ€ndig Upgrades vorzunehmen. Außerdem lassen sich neue Benutzer oder mehr Speicher flexibel ergĂ€nzen, wenn das Team wĂ€chst.

 

ERFAHRUNGEN VON THE NU
Logo des Unternehmens the nucompany
“Bei einem immer stĂ€rker wachsenden Team ist uns bewusst geworden, dass die VerfĂŒgbarkeit von Bildern zu einer Herausforderung wird. Mit pixx.io haben wir das schnell und einfach gelöst. So kann der Medienpool easy mit dem Unternehmen mitwachsen und jeder kann die Bilder in der GrĂ¶ĂŸe nutzen, die er braucht.”
Cora Schmelzer von The nucompany
Cora Schmelzer Creative Director

6 Vorteile von DAM in der Cloud vs On-Premise

Digital Asset Management Software wurde ursprĂŒnglich auf Servern von Unternehmen installiert. Mittlerweile gibt es DAM-Tools auch als Software-as-a-Service (SaaS). Bei dieser Variante sind deine Media Dateien in der Cloud gespeichert. 

Was ist die beste Wahl fĂŒr moderne, anspruchsvolle Teams? Machen wir es kurz: die Zukunft heißt SaaS. Einige Unternehmen mit besonderen Anforderungen werden weiter an On-Premise festhalten, doch auch in Puncto Datenschutz und Performance stehen SaaS-Tools wie das DAM von pixx.io in nichts nach.

Implementierung

SaaS Tools werden mit wenigen Klicks gebucht und sind sofort einsatzbereit. Genau so einfach gestaltet sich das Onboarding der Benutzer. Bei pixx.io gibt es bspw. ErklÀr-Touren direkt in der Software.

Kostenersparnis

Mit SaaS hast du weder Anschaffungskosten fĂŒr Hardware noch Wartungskosten oder andere Investitionsrisiken. Du zahlst flexibel pro Benutzer und nur fĂŒr die Pakete, die du wirklich brauchst.

Skalierbarkeit

SaaS Tools wachsen flexibel mit den AnsprĂŒchen deines Teams mit. Mehr Benutzer, mehr Speicher oder ein Upgrade ins nĂ€chsthöhere Paket? Das buchst du einfach selbststĂ€ndig und kannst dein Upgrade sofort nutzen.

Entlastung der Mitarbeiter

Um IT-Administration, Wartungsarbeiten, Hosting und Updates kĂŒmmert sich der SaaS Anbieter. Das garantiert reibungslose AblĂ€ufe und entlastet deine Kollegen.

Höchste Sicherheitsstandards

Cloud Modelle setzen auf umfangreiche Sicherheitskonzepte und die höchsten Standards. Um Back-Up PlĂ€ne und DSGVO-konformes Verhalten der Daten kĂŒmmert sich der SaaS Anbieter.

Intergationen

SaaS Tools verstehen sich super mit anderen SaaS. Es gibt zahlreiche Add-ins, die dafĂŒr sorgen, dass deine Software perfekt ineinandergreift und deine AblĂ€ufe im Team reibungslos ablaufen.

Eigener Server oder Cloud? Diese Frage beantworten wir ausfĂŒhrlich im pixx.io Blog.

Höchste Standards bei pixx.io

Das Digital Asset Management von pixx.io arbeitet nach den modernsten und höchsten
Sicherheitsstandards, das bestĂ€tigt der TÜV Rheinland durch eine ISO 27001 Zertifizierung.
Über 1.000 Teams sind bereits zufriedene Kunden.

Deutsches Rechenzentrum
DSGVO-konformer Datenschutz
Zertifiziert nach ISO 27001
Capterra 4.8/5
star-full star-full star-full star-full star-half
Trusted 4/5
star-full star-full star-full star-full star-empty
OMR Reviews 4.5/5
star-full star-full star-full star-full star-half

FAQ HĂ€ufig gestellte Fragen zu DAM

Was macht ein DAM System?

Ein DAM System erleichtert die Organisation von Media Dateien jeder Art und die Zusammenarbeit im Team. Alle deine Bilder, Videos, Grafiken und Audiodateien stehen ĂŒbersichtlich und unkompliziert fĂŒr dich und alle Teammitglieder zur VerfĂŒgung. Bildverwaltung spart ab der ersten Sekunde Zeit und Nerven.

Welches ist das beste DAM?

Auf diese zwei Punkte kommt es bei der Wahl der perfekten Mediendatenbank Software an:

  1. Die SoftwareoberflĂ€che muss einfach und intuitiv zu bedienen sein. So kann jeder sofort loslegen und neue Mitarbeiter mĂŒssen nicht lange eingearbeitet werden.

  2. Das DAM entwickelt sich stĂ€ndig weiter und legt großen Wert auf das Feedback seiner Kunden.

FĂŒr dich ist das Digital Asset Management System am besten, das dir bietet, was du brauchst. Egal, ob du „einfach nur“ Bilder zentral sammeln und durchsuchen oder eine komplexe Bildverwaltung fĂŒr ein Marketingteam mit mehreren Standorten aufbauen und mit externen Partnern zusammenarbeiten willst.

Das perfekte DAM-Tool passt sich flexibel an deine Anforderungen an. Mehr Speicherplatz? Mehr User? Mehr Funktionen? Oder weniger? Das wĂ€hlst du so, wie es fĂŒr dich und dein Team am besten ist. 

Wie viel kostet ein Digital Asset Management System?

Die Kosten hĂ€ngen davon ab, welche AnsprĂŒche du an das DAM stellst. Verschaffe dir bei den Preisen von pixx.io einen ersten Eindruck. Oder du testest das DAM kostenlos und ĂŒberzeugst dich selbst.

Vorteil fĂŒr dich: Du kannst bei pixx.io ein flexibles Abo abschließen und den Vertrag jederzeit wieder beenden oder bei Bedarf erweitern.

Bring dein Media Management in den Flow

Mit pixx.io organisierst du deine Dateien effizienter. Höchste Sicherheitsstandards, smarte Suchfunktionen und einfaches Onboarding unterstĂŒtzen dich dabei.
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