Shared Drive oder DAM: Welche Lösung ist besser für dein Team?

Wenn es darum geht, Dateien gemeinsam im Team zu nutzen, sind zentrale Speicherorte wie Shared Drives unverzichtbar. Doch nicht immer sind gemeinsam genutzte Laufwerke oder geteilte Google-Ordner die beste Lösung. In diesem Artikel erfährst du, wie du Dateien effizient speichern und sicher im Team nutzt. 

Shared Drives sind Speicherorte für Dateien, die Teams gemeinsam nutzen können. Shared Drives sind entweder gemeinsam genutzte Netzlaufwerke oder Cloud-Speicher wie Google Workspace oder Sharepoint.  

Im Marketing, wo ständig neue Content-Formate, Kampagnenideen oder Design-Entwürfe entstehen, helfen sie, den Überblick zu behalten. Anstatt Dateien auf dem Desktop abzulegen oder in Unterordnern des E-Mail-Posteingangs zu speichern, werden Dateien in gemeinsam genutzten Laufwerken organisiert. Dadurch kann das gesamte Team auf die Dateien zugreifen.

Im Vergleich zu persönlichen Speichern wie Google Drive oder OneDrive, auf die nur der Besitzer Zugriff hat, bieten zentral organisierte Lösungen einen entscheidenden Vorteil: Teamkollegen, Kollegen aus anderen Abteilungen oder externe Unterstützter wie Freelance-Designer können mit einem gemeinsamen Pool an Mediendateien arbeiten. Auch wenn jemand das Unternehmen verlässt, bleibt der Zugriff auf wichtige Dateien bestehen. 

Die wichtigsten Vorteile eines Shared Drives im Überblick

• Alle teamrelevanten Dateien sind an einem Ort gespeichert. 

• Dateien bleiben erhalten und zugänglich, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder im Urlaub sind. 

• Mehrere User können gleichzeitig Dateien bearbeiten und Änderungen über die Versionshistorie nachverfolgen. 

Shared Drives haben allerdings auch einige Nachteile. 

Das sind die größten Nachteile von Shared Drives

• Damit unterschiedliche Personen mit den Dateien sicher arbeiten können, müssen Zugriffsrechte vergeben werden – das kann bei Shared Drives komplex sein. 

• Bei unzureichender Verwaltung von Rechten und Rollen können sensible Daten versehentlich freigegeben oder gelöscht werden. 

• Die Möglichkeiten der Zusammenarbeit sind begrenzt. 

• Duplikate oder Versionschaos sind nicht auszuschließen, da jeder Nutzer Dateien ablegen und beliebig benennen kann. Ohne feste Regeln geht die Übersicht schnell verloren. 

Ein Shared Drive ist super für die Teamarbeit. Wenn dein Team allerdings mit vielen Bildern, Videos oder Mediendateien arbeitet, verschiedene Content-Kanäle bespielen muss und Dateien in verschiedenen Tools verwendet, stößt diese Lösung schnell an ihre Grenzen. Spätestens, wenn du Lizenzdaten, Freigaben oder Formate verwalten musst, wird es unübersichtlich. 

Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, ihre Mediendateien mit einem System für Digital Asset Management System (DAM) zu organisieren. Eine DAM-Software bietet erweiterte Möglichkeiten, um Dateien gemeinsam zu bearbeiten und zu nutzen.

In diesen Punkten ist ein DAM dem Shared Drive überlegen 

Im Gegensatz zu Shared Drives ist es mit einem DAM zum Beispiel möglich, den Zugriff auf Dateien granularer zu steuern, Dateien zu taggen und besser zu strukturieren und Nutzungsrechte sauber abzubilden und im Blick zu behalten.  

Lesetipp: Datensicherheit ist ein wichtiges Thema für dein Unternehmen? Im Blog von pixx.io erfährst du, wie ein DAM dich bei Data Governance unterstützt. 

Und das Beste: Du musst mit einem DAM nicht mal deine bestehenden Workflows ändern, sondern kannst sie weiter nutzen und optimieren. Das DAM-System von pixx.io lässt sich zum Beispiel mühelos mit anderen Tools wie Adobe integrieren. Außerdem steht dir eine Integration für Make zur Verfügung, um deine Medien-Workflows schrittweise zu automatisieren.  

DAM-Software vereinfacht also nicht nur die Zusammenarbeit mit anderen, sondern nimmt dir bei deinen Aufgaben jede Menge Arbeit ab. 

Das Team von Primo nutzt pixx.io, um Bild- und Video-Content von verschiedenen Standorten effizient zu verwalten, zu organisieren und an Vertriebspartner weiterzugeben. Und bei Viva con Agua sorgt die zentrale Medienbibliothek von der Social-Media-Redaktion bis zur internationalen Zusammenarbeit mit Partnern für mehr Effizienz. 

Zu den Case Studies  

Shared Drives helfen dir, Ordnung ins Dateichaos zu bringen und befreien Dateien von schwer zugänglichen Speicherorten. Du arbeitest mit einer Shared-Drive-Lösung effizienter im Team, sparst Zeit und behältst den Überblick.  

Wenn du deine Medienorganisation allerdings effizient, übersichtlich und vor allem sicher gestalten möchtest, solltest du dich für eine DAM-Lösung wie pixx.io entscheiden. Gerade wenn es darum geht, Rechte und Rollen sauber festzulegen oder Lizenzen und Urheberrechte zu berücksichtigen, führt kein Weg an einem DAM vorbei. Teste pixx.io kostenlos und erlebe nahtloses Teamwork.