Gehört dein Unternehmen zu denen, deren digitale Reise gerade erst beginnt? Dann begleitet unsere Digitalisierungs-Reihe dich dabei. Wir starten mit der Frage, was Digitalisierung bedeutet und welche Prozesse kleine und mittlere Unternehmen digitalisieren können.
Definition: Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung in Unternehmen heißt, Informationen, Abläufe und Medien, die bisher an Papier oder andere physische Träger gebunden waren, in eine digitale Form zu bringen.
Das Ziel ist es, diese Informationen leichter speichern, verarbeiten und auf verschiedenen Geräten nutzbar machen zu können. Oft geht es dabei auch darum, Arbeitsschritte, die bisher manuell liefen, durch digitale Abläufe zu ersetzen.
Im weiteren Sinne gehört Digitalisierung zur digitalen Transformation. Bei diesem fortlaufenden Wandel setzen Unternehmen digitale Technologien ein, um ihre Arbeitsweise, ihre Produkte und ihre Geschäftsmodelle zu verändern.
Entscheidend ist, dass daraus ein messbarer Nutzen entsteht. Das können beispielsweise kürzere Bearbeitungszeiten, geringere Fehlerquoten oder ein reduzierter Aufwand sein, während die Kunden von besseren Produkten und Services profitieren.
Es geht also um Entlastung auf der einen und das Schaffen von Mehrwert auf der anderen Seite. Was bei der Definition auch mitschwingt: Die Digitalisierung begleitet Unternehmen über eine lange Zeit. Denn gerade die Entwicklungen rund um Künstliche Intelligenz haben gezeigt, dass der technologische Fortschritt niemals Halt macht.
Status quo: Wo stehen KMU 2026 bei der Digitalisierung?
Der Mittelstand kommt bei der Digitalisierung voran, allerdings unterscheidet sich das Tempo je nach Unternehmen. Das ist das Ergebnis einer KfW-Erhebung von 2026. Wer bereits digital aufgestellt ist, setzt neue Technologien wie KI häufiger ein und profitiert stärker davon. Kleinere Betriebe investieren dagegen deutlich weniger, haben seltener eine Digitalisierungsstrategie und finanzieren ihre Vorhaben vor allem aus eigenen Mitteln.
Die Lücke zwischen Vorreitern und Nachzüglern wird eher größer. Für KMU heißt das, sie sollten die Digitalisierung besser früher als später in Angriff nehmen. Ein klares Ziel, eine klare Strategie und der Start in dem Bereich mit den aktuell größten Effizienzengpässen können den Unterschied machen.
Bedeutung der Digitalisierung für Unternehmen: Warum dein Unternehmen am Ball bleiben sollte
Es gibt viele gute Gründe, dein Unternehmen auf die digitale Überholspur zu bringen. Und dabei geht es nicht nur darum, Kosten zu sparen.
Kundenerwartungen: Deine Kunden wollen ihren Alltag gern so digital wie möglich gestalten und legen auch im Kontakt mit deinem Unternehmen Wert auf digitalen Komfort. Dazu gehört zum Beispiel, online dein Angebot entdecken, direkt bestellen oder Termine buchen und Rechnungen digital bezahlen zu können.
Compliance: In Deutschland und der EU wachsen die Anforderungen an Unternehmen. So müssen KMU künftig in der Lage sein, E-Rechnungen stellen und empfangen zu können. Außerdem gelten Dokumentations- und Nachweispflichten im Zusammenhang mit Vorgaben wie DSGVO oder NIS2. Digitale Systeme erleichtern die Einhaltung.
Wettbewerbsfähigkeit: Konkurrenten, auch aus dem Ausland oder reine Online-Anbieter, arbeiten oft digital und können dadurch schneller und günstiger anbieten. Wer nicht mithält, gerät unter Druck.
Resilienz: Krisen wie die Corona-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig es ist, auch bei eingeschränktem Betrieb arbeitsfähig zu bleiben, etwa durch Homeoffice, Cloud-Zugriffe oder digitale Kommunikation.
Die 5 größten Vorteile der Unternehmensdigitalisierung für KMU
Diese Gründe sprechen dafür, die Digitalisierung zu priorisieren:
Im Zuge der Digitalisierung eröffnen sich neue Perspektiven auf bestehende Prozesse. Dein Unternehmen erkennt einfacher, wo unbearbeitete Umsatzpotenziale liegen, und ist in der Lage, neue Geschäftsmodelle schneller zu entwickeln.
Wer digitalisiert, ist schneller in der Lage, auf Trends und Veränderungen zu reagieren. Durch flexible Prozesse baut dein Unternehmen Resilienz und zukunftsfähige Strukturen auf und bleibt langfristig wettbewerbsfähig.
Moderne Prozesse beseitigen Fehlerquellen und Ineffizienz und entlasten damit die Menschen in deinem Unternehmen. Das steigert die Motivation und die Produktivität – und zieht im besten Fall neue Kollegen an. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das in doppelter Hinsicht vorteilhaft.
Neukunden zu gewinnen ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Durch die Digitalisierung können Unternehmen die Bedürfnisse der Kunden besser verstehen und passende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Außerdem bieten digitale Technologien bessere Möglichkeiten, um mit Kunden zu interagieren.
Zwar bedeutet die Digitalisierung in Unternehmen, dass zunächst Geld investiert werden muss. Allerdings sind die Effizienzgewinne in der Regel so groß, dass sich die Investition langfristig gesehen rechnet und die digitale Transformation Kosten und vor allem Zeit spart.
Welche Prozesse können Unternehmen digitalisieren?
Digitalisierung ist ein breites Feld, entsprechend vielfältig sind die verschiedenen Formen der Digitalisierung. Die folgende Übersicht stellt deshalb nur einen Ausschnitt der Möglichkeiten für Unternehmen dar.
Automatisierung von Prozessen
Immer wieder anfallende Aufgaben, die bisher manuell erledigt wurden, lassen sich mit passenden Tools automatisieren. Zeitraubende Tätigkeiten übernehmen eine Software oder ein Roboter und der Mensch hat wieder mehr Zeit, um den Fokus wieder auf wertschöpfende Aufgaben zu legen.
Typische Beispiele für diese Digitalisierungsform sind die Robotic Process Automation (RPA), also die Automatisierung mit Software-Robotern, oder der Einsatz eines Systems für das digitale Workflow-Management, das Arbeitsabläufe unterstützt und vereinfacht.
Digitalisierung der Kommunikation
Eine weitere Form der Digitalisierung ist der Aufbau von digitalen Kommunikations- und Vertriebskanälen. Deine Unternehmenswebsite ist ein wichtiger Baustein dafür. Dazu gehören außerdem soziale Medien, E-Mail-Marketing oder E-Commerce-Plattformen wie Online-Shops und Marktplätze.
Digitale Vertriebskanäle ermöglichen es deinem Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen standortunabhängig anzubieten und für neue Zielgruppen zugänglich zu machen.
Datenanalyse und Big Data
Daten sind der wichtigste Baustein der Digitalisierung. Sie liefern wertvolle Erkenntnisse für Verbesserungen. Doch durch den technologischen Fortschritt und die Digitalisierungsbestrebungen von Unternehmen wächst die Zahl der produzierten Daten Tag für Tag.
Die Datenflut bezwingt dein Unternehmen durch den Einsatz von Analysetools. Software für die Analyse von großen Datenmengen (Big Data) hilft Unternehmen dabei, Muster zu erkennen und Struktur in die Daten zu bringen, um sie besser zu organisieren.
Mit solchen Tools gewinnt dein Unternehmen zum Beispiel Erkenntnisse über das Kundenverhalten, über Markttrends, oder für das Risikomanagement.
Umzug von Infrastrukturen in die Cloud
Eine wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung in Unternehmen ist das Schaffen einer passenden Infrastruktur, die die Arbeit mit Daten und vernetzten Prozessen unterstützt. Viele Unternehmen setzen deshalb heute vermehrt auf Cloud-basierte Infrastrukturen statt auf eigene Server.
Es gibt heute zahlreiche Anbieter von Cloud-Software, die Unternehmen für verschiedene Aufgaben oder das Auslagern von Daten nutzen können. Sie sparen sich damit Kosten für die Wartung von Servern und für Rechenleistung und sind flexibler, wenn es um das Skalieren und Anpassen der Software geht.
Außerdem sind Cloud-Dienste die Grundlage dafür, dass Teams standortunabhängig zusammenarbeiten können. Während der Pandemie ist Remote-Work auch in kleineren und etablierten Unternehmen immer wichtiger geworden.
Mit einer Cloud-Infrastruktur lässt sich diese Entwicklung weiterverfolgen. pixx.io bietet zum Beispiel die Möglichkeit, alle digitalen Mediendateien in einer zentralen Onlinebibliothek zu speichern und von jedem Standort aus gemeinsam zu bearbeiten. Das verbessert viele Prozesse in der Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass keine Dateien mehr doppelt abgelegt oder versehentlich gelöscht werden.
Vernetzung von Maschinen im Industrial Internet of Things (IIoT)
Im Industrieumfeld, wo man eher von Industrie 4.0 als von der Digitalisierung spricht, ist das IIoT eine wichtige Form der Digitalisierung. Dabei geht es um die sensorgestützte Vernetzung von physischen Geräten wie Maschinen, Pumpen und Kompressoren mit dem Internet der Dinge in der Industrie.
Dein Unternehmen kann die Daten von vernetzten Maschinen und Anlagen zum Beispiel nutzen, um den Betrieb zu analysieren und die Effizienz zu verbessern oder Wartungen gezielt zu planen. Damit sind außerdem neue Geschäftsmodelle umsetzbar, wie die Remote-Wartung. Dabei muss der Servicetechniker nicht mehr vor Ort in der Anlage sein, um sie zu reparieren, sondern leitet den Techniker seines Kunden durch die Reparatur.
Künstliche Intelligenz (KI)
Der KI gehört die Zukunft. Dein Unternehmen profitiert bei der Digitalisierung davon, indem es mithilfe von KI-Technologien automatisierte Entscheidungen trifft, Muster erkennen und Vorhersagen trifft.
Die Anwendungen reichen von Chatbots und virtuellen Assistenten bis hin zu personalisierten Produktempfehlungen für deine Kunden und zur Prozessoptimierung für dein Team. Auch Webseiten lassen sich im Handumdrehen mit KI erstellen.
Risiken und Herausforderungen der Digitalisierung – und wie KMU sie meistern
So verlockend die Möglichkeiten und Chancen digitaler Technologien sind, so groß sind die Hürden für Unternehmen bei der Implementierung. Gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die Zeit und die Kompetenz, ein Digitalisierungsprojekt aufzusetzen.
Laut der IHK gibt es außerdem folgende Hürden und Risiken für die Unternehmensdigitalisierung in KMU:
Wer digitalisiert, vergrößert die Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Die Bedrohungslage verschärft sich durch den Einsatz von KI auf Angreiferseite. Kleinere Unternehmen sind zwar seltener betroffen, tragen aber ebenfalls ein relevantes Risiko. Vor allem bei Firmen mit weniger als 250 Beschäftigten fehlt es oft an Notfallplanung und -Übungen.
Umsetzung: Wie kann mein Unternehmen digitalisieren?
Damit das Projekt der digitalen Transformation in deinem Unternehmen gelingt, ist eine Strategie notwendig. Folgende Schritte sind dabei wichtig:
1. Bestandsaufnahme machen
Für eine Digitalisierungsstrategie muss zunächst klar sein, wo dein Unternehmen steht und wohin die digitale Reise gehen soll. Identifiziert am besten Bereiche, in denen die Digitalisierung großes Potenzial für Umsatzwachstum oder Effizienzverbesserungen bringt und startet dort. Um ein Reifegradmodell der Digitalisierung für dein Unternehmen zu erstellen, gibt es beim BMWK verschiedene Onlinechecks.
2. Zielfestlegung
Damit ihr fokussiert vorgehen und euren Digitalisierungserfolg messen könnt, braucht ihr klare Ziele. Gerade für KMU kann es jedoch schwierig sein, den Mehrwert von Digitalisierungsprojekten abzuschätzen. Es kann helfen, bei der Zielfestlegung die SMART-Kriterien zu nutzen. SMART bedeutet, eure Ziele sollten
spezifisch,
messbar,
erreichbar (achievable),
realistisch und
klar terminiert sein.
Zusätzlich können Ziele in kurz-, lang- und mittelfristige Ziele unterteilt und verschiedenen Unternehmensbereichen zugeordnet werden.
Beispiel für ein Marketingteam: Bis Ende 2027 sind 90 Prozent unserer freigegebenen Marketingmedien zentral im DAM hinterlegt. Die Suche nach einem freigegebenen Produktfoto dauert dann im Schnitt nicht mehr als 2 Minuten statt bisher etwa 20 Minuten.
3. Planung
Stehen eure Ziele fest, könnt ihr in die konkrete Planung gehen und festlegen, wie und in welchem Zeitrahmen ihr die Ziele erreichen könnt. Nutzt dafür Projektmanagementtechniken und -Tools und nutzt Teilziele und regelmäßige Check-ins, um auf Kurs zu bleiben.
Wichtig für den Projekterfolg: Neben den Zielen solltet ihr auch Verantwortlichkeiten festlegen. Außerdem solltet ihr bei der Planung alle relevanten Stakeholder einzubeziehen. Denn Silodenken hat bei der Digitalisierung der Arbeitswelt und der Unternehmensprozesse nichts zu suchen. Stattdessen müssen alle Abteilungen zusammenarbeiten und sich auf eine Strategie einigen.
4. Change-Management
Da die Digitalisierung bei KMU und allen anderen Unternehmen ein ganzheitlicher Prozess ist, müssen alle Mitarbeiter involviert werden. Es ist wichtig, digitale Kompetenz aufzubauen und allen im Unternehmen die Angst vor Veränderung zu nehmen. Stell sicher, dass die Vorteile des Projekts klar vermittelt werden und alle ihre Bedenken und Wünsche äußern können. Dann ziehen am Ende alle an einem Strang und ihr kommt schneller voran.
Dabei helfen dir die Prinzipien des Change-Managements.
5. Tool-Auswahl
Digitalisierung funktioniert nur mit den richtigen Technologien. Typische Tools, die Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen, sind
Cloud-Computing,
SaaS-Tools und
Künstliche Intelligenz.
In Branchen wie Logistik und Fertigung spielen auch das Internet der Dinge (IoT) und Big Data eine Rolle. Im Marketing sind Tools gefragt, die euch beim Erstellen und Managen von Inhalten, beim Bespielen von Kanälen und beim Analysieren von Kundendaten helfen und typische Workflows automatisieren.
Tipp: Förderungen für die Unternehmensdigitalisierung nutzen
Für die Digitalisierung in Unternehmen gibt es von Bund und Ländern verschiedene Förderprogramme und finanzielle Zuschüsse. Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass es so etwas gibt. Wenn du herausfinden willst, ob dein Unternehmen förderfähig ist, nutze die Förderdatenbank des BMKW als erste Anlaufstelle.
Praxisbeispiel: Wie ein KMU sein Medien- & Datenchaos mit Digitalisierung besiegt
Ein Maschinenbauer mit 90 Beschäftigten verkauft seine Maschinen über Händler in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Produktfotos und Datenblätter sind über mehrere Laufwerke und E-Mails verteilt und die Händler müssen oft nachfragen, welche Version die aktuelle ist.
Das Unternehmen beschließt, im Zuge der digitalen Transformation zunächst das Dateimanagement zu optimieren. Ein System für Digital Asset Management dient als zentraler Ort für die Organisation von Produktbildern und Datenblättern inklusive Metadaten und Nutzungsrechten. Händler greifen über ein eigenes Portal auf genau die Unterlagen zu, die sie brauchen.
Das Ergebnis: weniger Rückfragen durch Händler, eine einheitliche Produktdarstellung nach außen und mehr Zeit für das Marketing-Team, mit Kampagnen neue Kunden zu gewinnen.
Im zweiten Teil unserer Digitalisierungsreihe stellen wir dir 5 Erfolgsfaktoren vor, mit denen deinem Unternehmen die digitale Transformation gelingt.
FAQ zur Unternehmensdigitalisierung
Was bedeutet Digitalisierung für ein Unternehmen?
Digitalisierung heißt, Informationen, Abläufe und Medien aus der analogen Welt in digitale Formate zu bringen, damit du sie leichter speichern, teilen und überall nutzen kannst. Das Ziel ist es, damit Arbeitsschritte zu automatisieren, um Zeit und Nerven zu sparen.
Wie digitalisiert man ein Unternehmen?
Der Weg beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo stehst du gerade, und welche Bereiche bringen das größte Potenzial? Danach legst du klare, messbare Ziele fest, planst die Umsetzung mit allen Stakeholdern, nimmst dein Team beim Wandel mit und wählst zum Schluss die passenden Tools aus.
Welche Formen der Digitalisierung gibt es?
Digitalisierung umfasst unter anderem die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, den Aufbau digitaler Vertriebs- und Kommunikationskanäle und die Auswertung von Daten. Ebenso gehört der Umzug von Infrastruktur in die Cloud, die Vernetzung von Maschinen und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz dazu. Welche Form für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt vom Geschäftsmodell und den größten Engpässen ab.
Was sind die Vorteile der Digitalisierung für KMU?
Kleine und mittlere Unternehmen sparen durch digitale Prozesse Zeit, reduzieren Fehler und finden Informationen schneller wieder. Außerdem wird die Arbeit flexibler, wenn Teams remote arbeiten können.
Welche Risiken hat die Digitalisierung für Unternehmen?
Zu den größten Risiken zählen Datenschutzprobleme, IT-Sicherheitslücken und Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern. Hinzu kommt, dass Projekte scheitern können, wenn Mitarbeitende nicht mitgenommen werden oder die Einführung schlecht geplant ist.
Welche Förderungen gibt es für die Digitalisierung?
Es gibt verschiedene Programme, etwa das Förderprogramm Mittelstand-Digital, das Unternehmen kostenlos berät, sowie regionale und länderspezifische Zuschüsse. Am besten prüfst du aktuelle Angebote direkt bei deiner IHK, Handwerkskammer oder der zuständigen Landesförderstelle, da sich Konditionen regelmäßig ändern.
Was kostet die Digitalisierung im Mittelstand?
Die Kosten reichen von wenigen hundert Euro im Monat für einzelne SaaS-Tools bis zu sechsstelligen Beträgen für umfassende Projekte. Wichtig ist, neben Lizenzen auch Einführung, Schulung und laufende Betreuung einzuplanen.
Quellen:
Sabrina
Sabrina schreibt für pixx.io über alles, was dich im Arbeitsalltag beschäftigt und hilft dir, Herausforderungen bei Content- und Social-Media-Marketing, Bildformaten oder Compliance zu meistern. Bei komplexen Themen bereitet sie das Wissen von Medien- und Rechtsexperten verständlich für dich auf.
