Digitale Prozesse: So entlasten sie dein Unternehmen

Prozesse begleiten uns von morgens bis abends (und sogar im Schlaf). Die Zubereitung deines morgendlichen Espressos ist ein Prozess, der essenziell für einen guten Start in den Tag ist. Auf der Arbeit angekommen geht es weiter: Wenn du  

• Marketing-Kampagnen durchführst,  

• Content erstellst oder  

• deine Vertriebsziele verfolgst,  

bewegst du dich im Rahmen von bestimmten Prozessen. 

Ein Prozess ist grundsätzlich eine logisch aufeinander aufbauende Folge von Tätigkeiten, die miteinander zusammenhängen und Input in Output umwandeln. Wenn du deinen Espresso zubereitest, sind die Kaffeebohnen der Input und ein kräftiges, schwarzes Power-Getränk dein Output. 

Bei Unternehmensprozessen sind Daten, Know-how und Arbeitsstunden, also Informationen und Ressourcen, der Input. Das Ergebnis sind Blogartikel, Kampagnen, neue Kunden oder Produkte. Wichtig: Das Ergebnis eines Prozesses beeinflusst die Folgeprozesse. Ist die Kampagne ein Flopp, wird das die darauf aufbauende Kundengewinnung negativ beeinflussen. 

Damit das nicht passiert oder um rechtzeitig gegenzusteuern, wenn etwas nicht nach Plan läuft, ist die Digitalisierung von Prozessen wichtig.

Unter digitalen Prozessen versteht man Workflows im Unternehmen, die mithilfe digitaler Technologien so weit wie möglich automatisiert und mit anderen Prozessen vernetzt werden. Man spricht oft auch von einer Prozessautomatisierung.  

Digitale Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Unternehmen. Sie sollen den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn bestmöglich unterstützen. Denn Tatsache ist: Die Welt wird komplexer, dadurch steigt die Zahl der Prozesse, die uns täglich begegnen und das bedeutet weniger Zeit für Kernaufgaben und mehr Stress für Mitarbeiter. 

Wenn Routineprozesse digitalisiert und vereinfacht werden, bleibt mehr Zeit für die Bewältigung komplexerer Themen, die wichtig für die Weiterentwicklung deines Unternehmens sind – zum Beispiel für die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

Soweit die Theorie. Doch was bringt das deinem Unternehmen konkret? Ganz einfach: Digitale Prozesse ermöglichen es deinem Team 

• schneller und (kosten)effizienter zu arbeiten 

• Fehlerquellen zu reduzieren 

• eine bessere Übersicht über Daten und Abläufe zu erhalten 

• die Wettbewerbsfähigkeit eures Unternehmens zu steigern 

• zufriedener zu arbeiten 

• die Kundenzufriedenheit zu steigern 

• mehr Zeit in kreative Aufgaben zu investieren 

• schneller auf Veränderungen zu reagieren 

• Daten und Dateien besser zu organisieren 

• bestehende Prozesse zu optimieren 

Dein Unternehmen profitiert also von zahlreichen Verbesserungen im Arbeitsalltag und stellt sich zukunftsfähig auf.  

Wenn wir an die Corona-Pandemie zurückdenken, waren die Unternehmen im Vorteil, die schnell auf Lockdowns reagieren und ihre Teams nahtlos ins Home-Office schicken konnten. Digitale Prozesse waren die Grundvoraussetzung für standortunabhängiges Arbeiten. 

Dank digitaler Prozesse hast du von zu Hause aus oder im Office jederzeit Zugriff auf alle Daten und digitalen Medien, die du für deine Arbeit benötigst. Anstatt lokale Dateiordner oder gar physische Aktenordner zu durchsuchen, tippst du ein Schlagwort in das Tool, mit dem du gerade arbeitest – und schon findest du, was du suchst.  

Klingt gut? Dann erfährst du jetzt, wie du deine Prozesse digitalisierst. 

Bei der Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen geht es darum, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren und digitale Daten bereitzustellen. Bevor du Abläufe im Unternehmen digitalisieren und verbessern kannst, musst du sie von Anfang bis Ende verstehen und Ziele festlegen – zum Beispiel Zeitersparnis, Kostenreduktion oder Optimierung.  

Wichtige Schritte dabei sind die 

• Auswahl eines geeigneten Prozesses 

• Analyse der zu digitalisierenden Abläufe 

• Entscheidung für ein geeignetes digitales Tool 

• Implementierung des digitalen Prozesses 

• Schulung von Mitarbeitern 

• Überwachung und Optimierung des Prozesses 

Eine allgemeingültige Anleitung für digitale Prozesse gibt es allerdings nicht – denn je nach Branche und den individuellen Anforderungen deines Unternehmens sind die Methoden und Tools andere.  

Wichtiger Tipp: klein anfangen. Nimm dir einen Prozess vor, der unverzichtbar für dein Team ist und viel Zeit frisst, und digitalisiere ihn. So hast du die Chance, Erfahrungen zu sammeln und beim nächsten Prozess Zeit zu sparen.  

Im folgenden Abschnitt findest du Ideen dafür, mit welchen Workflows viele Unternehmen in die digitale Prozessoptimierung starten. 

Unternehmen und ihre Prozesse sind individuell. Es gibt allerdings einige Abläufe, die in jeder Organisation zu finden sind und die sich automatisieren und vereinfachen lassen.  

Beispiele für digitale Unternehmensprozesse: 

• Digitalisierung der Rechnungsstellung: Mit Tools für die digitale Buchhaltung lassen sich Rechnungen automatisiert erfassen, prüfen und bestimmten Konten oder Buchungsvorgängen zuordnen.   

• Digitalisierung von Vertriebsprozessen: Ein System für Customer-Relationship-Management (CRM) ermöglicht es deinem Vertrieb, vernetzter zu arbeiten und Kundendaten schneller zu finden.  

• Digitales Marketing: Wenn du digitale Marketing-Tools nutzt, kannst du damit automatisierte E-Mail-Strecken aufbauen und Marketing-Kampagnen besser steuern und optimieren. 

• Digitale Kundenkommunikation: Deine Kunden erreichst du nicht nur per Telefon oder per E-Mail, sondern auch über Chatbots, Instant Messaging oder digitale Serviceportale. Das entlastet dein Serviceteam. 

• Digitalisierung der Medienverwaltung: Wenn dein Unternehmen mit vielen digitalen Dateien wie Bildern, Fotos, Videos und Präsentationen arbeitet, lässt sich das Management dieser Dateien mit den richtigen Tools digitalisieren und optimieren. 

In unsicheren und wirtschaftlich turbulenten Zeiten sind Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Digitale Prozesse spielen dabei eine entscheidende Rolle.  

Wenn du keine Zeit verlieren und deine Prozesstransformation noch heute starten willst, leg doch direkt mit deinem Dateimanagement los.  

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