Digitale Prozesse: So digitalisierst du Geschäftsprozesse in 5 Schritten

Immer mehr Unternehmen haben Probleme, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren: 53 Prozent der Verantwortlichen sagen, dass die Transformation ihnen schwerwällt, 2023 waren es erst 39 Prozent. Am besten ist es, das Thema nicht aufzuschieben und bei der Prozessdigitalisierung Schritt für Schritt vorzugehen.

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Prozesse begleiten uns von morgens bis abends und sogar im Schlaf. Das Kaffeekochen am Morgen ist essenziell für einen guten Start in den Tag, doch auch im Büro sind Prozesse allgegenwärtig, zum Beispiel, wenn du  

• Marketing-Kampagnen durchführst,  

• Content erstellst oder  

• deine Vertriebsziele verfolgst. 

Allgemeine Definition: Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist eine logisch aufeinander aufbauende Folge von Tätigkeiten, die miteinander zusammenhängen und Input in Output umwandeln. Wenn du morgens deinen Espresso zubereitest, sind die Kaffeebohnen der Input und ein kräftiges, schwarzes Power-Getränk dein Output. 

Was sind Geschäftsprozesse?

Unternehmensprozesse unterliegen dem gleichen Prinzip, nur sind in diesem Fall Daten, Know-how und Arbeitsstunden der Input. Oder allgemeiner gesagt Informationen und Ressourcen. Das Ergebnis sind Blogartikel, Kampagnen, neue Leads oder Produkte.

Wichtig: Das Ergebnis eines Prozesses beeinflusst die Folgeprozesse. Ist die Kampagne ein Flopp, wird das die darauf aufbauende Kundengewinnung negativ beeinflussen. Damit das nicht passiert oder um rechtzeitig gegenzusteuern, wenn etwas nicht nach Plan läuft, ist die Digitalisierung von Prozessen wichtig.

Unter digitalen Prozessen versteht man Workflows im Unternehmen, die mithilfe digitaler Technologien so weit wie möglich automatisiert und mit anderen Prozessen vernetzt werden. Man spricht oft auch von einer Prozessautomatisierung.  

Digitale Prozesse sind ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung im Unternehmen. Sie sollen den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn bestmöglich unterstützen. Denn Tatsache ist: Die Welt wird komplexer, dadurch steigt die Zahl der Prozesse, die uns täglich begegnen und das bedeutet weniger Zeit für Kernaufgaben und mehr Stress für Mitarbeiter. 

Die Automatisierung und Verschlankung von Routineprozessen gibt dir und deinem Team mehr Zeit für die Bewältigung komplexerer Themen, die wichtig für eure Weiterentwicklung sind. Ihr könnt mit der gewonnen Zeit zum Beispiel neue Geschäftsmodelle entwickeln und Umsatzwachstum erreichen.

Soweit die Theorie. Doch was bringt die Prozessdigitalisierung deinem Unternehmen konkret? Ganz einfach: Digitale Prozesse bringen deinem Team 

• schneller und (kosten)effizienter zu arbeiten 

• Fehlerquellen zu reduzieren 

• eine bessere Übersicht über Daten und Abläufe zu erhalten 

• die Wettbewerbsfähigkeit eures Unternehmens zu steigern 

• zufriedener zu arbeiten 

• die Kundenzufriedenheit zu steigern 

• mehr Zeit in kreative Aufgaben zu investieren 

• schneller auf Veränderungen zu reagieren 

• Daten und Dateien besser zu organisieren 

• bestehende Prozesse zu optimieren 

Dein Unternehmen profitiert also von zahlreichen Verbesserungen im Arbeitsalltag und stellt sich zukunftsfähig auf.  

Darum solltest du auf Prozessdigitalisierung setzen

Wenn wir an die Corona-Pandemie zurückdenken, waren die Unternehmen im Vorteil, die schnell auf Lockdowns reagieren und ihre Teams nahtlos ins Home-Office schicken konnten. Digitale Prozesse waren die Grundvoraussetzung für standortunabhängiges Arbeiten. 

Dank digitaler Prozesse hast du von zu Hause aus oder im Office jederzeit Zugriff auf alle Daten und digitalen Medien, die du für deine Arbeit benötigst. Anstatt lokale Dateiordner oder gar physische Aktenordner zu durchsuchen, tippst du ein Schlagwort in das Tool, mit dem du gerade arbeitest – und schon findest du, was du suchst.  

Klingt gut? Dann erfährst du jetzt, mit welchen Maßnahmen du deine Prozesse digitalisierst. 

Digitale Prozesse helfen deinem Unternehmen, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren und digitale Daten bereitzustellen. Bevor du Prozesse digitalisieren und optimieren kannst, brauchst du eine Strategie. Die folgenden fünf Schritte helfen dir bei deinem Vorhaben.

Prozesse digitalisieren in 5 Schritten

1. Prozesse analysieren: Verschaffe dir einen Überblick über deine Geschäftsprozesse und lege fest, welche Workflows sich für die Digitalisierung eignen. Gut geeignet sind Abläufe, die bisher manuell und ineffizient waren. Analysiere die Prozesse genau und notiere Schritte, die verbesserungswürdig sind.

2. Ziele festlegen: Um Prozesse fokussiert optimieren zu können, brauchst du eine klare Zielvorstellung. Möchtest du, dass dein Team Zeit spart und mehr Effizienz erreicht? Oder handelt es sich um einen Prozess, von denen deine Kosten oder die Zufriedenheit deiner Kunden abhängt? Wenn du weißt, was du erreichen möchtest, digitalisiert es sich leichter.

3. Werkzeuge auswählen: Ohne Tools und Technologien keine Digitalisierung. Nimm dir deshalb ausreichend Zeit, um geeignete Werkzeuge für deine Prozessdigitalisierung zu finden. Möchtest du die E-Mail-Kommunikation mit deinen Leads verbessern? Dann hilft dir eine Software für Marketing-Automation. Soll dein Support entlastet werden? Dann ist ein Chatbot vielleicht die Lösung.

4. Prozesse digitalisieren: Stehen deine Ziele und Mittel für optimierte Prozesse fest, erfolgt die eigentliche Digitalisierung. Nimm auf diesem Weg alle Stakeholder mit und sorge dafür, dass alle an den Prozessen Beteiligten genau wissen, was auf sie zukommt und wie sie die neuen Tools im Prozess bedienen müssen. Dabei helfen dir unsere Change Management-Tipps.

5. Digitalisierung überwachen: Sind deine Prozesse digitalisiert, solltest du sie kontinuierlich überwachen. Schließlich gibt es immer Raum für Verbesserungen. Prüfe, ob du deine festgelegten Ziele wirklich erreichst und nimm bei Bedarf Optimierungen vor.

Unsere Infografik fasst die fünf Schritte übersichtlich für dich zusammen.

Wichtiger Tipp: klein anfangen. Nimm dir einen Prozess vor, der unverzichtbar für dein Team ist und viel Zeit frisst, und digitalisiere ihn. So hast du die Chance, Erfahrungen zu sammeln und beim nächsten Prozess Zeit zu sparen.  

Im folgenden Abschnitt findest du Ideen dafür, mit welchen Workflows viele Unternehmen in die digitale Prozessoptimierung starten. 

Unternehmen und ihre Prozesse sind individuell. Es gibt allerdings einige Abläufe, die in jeder Organisation zu finden sind und die sich automatisieren und vereinfachen lassen.  

Beispiele für Geschäftsprozesse, die sich digitalisieren lassen: 

• Digitalisierung der Rechnungsstellung: Mit Tools für die digitale Buchhaltung lassen sich Rechnungen automatisiert erfassen, prüfen und bestimmten Konten oder Buchungsvorgängen zuordnen.   

• Digitalisierung von Vertriebsprozessen: Ein System für Customer-Relationship-Management (CRM) ermöglicht es deinem Vertrieb, vernetzter zu arbeiten und Kundendaten schneller zu finden.  

• Digitales Marketing: Wenn du digitale Marketing-Tools nutzt, kannst du damit automatisierte E-Mail-Strecken aufbauen und Marketing-Kampagnen besser steuern und optimieren. 

• Digitale Kundenkommunikation: Deine Kunden erreichst du nicht nur per Telefon oder per E-Mail, sondern auch über Chatbots, Instant Messaging oder digitale Serviceportale. Das entlastet dein Serviceteam. 

• Digitalisierung der Medienverwaltung: Wenn dein Unternehmen mit vielen digitalen Dateien wie Bildern, Fotos, Videos und Präsentationen arbeitet, lässt sich das Management dieser Dateien mit den richtigen Tools digitalisieren und optimieren. 

Gerade in unsicheren und wirtschaftlich turbulenten Zeiten sind Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz für Unternehmen von zentraler Bedeutung. Die Prozessdigitalisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle.  

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