Bilder verschlagworten: So findest du Media Dateien schneller

Mit guter Dateiorganisation sparst du dir viel Zeit im Arbeitsalltag. Schlagwörter helfen dir, bei Bildern und anderen Media Dateien den Überblick zu behalten und sekundenschnell zu finden, was du suchst. Was du dafür brauchst, sind unsere Tipps für die Verschlagwortung und ein Tool, das die Verwendung von Schlagwörtern unterstützt.

Was ist eine Verschlagwortung bei Bildern und wie helfen sie dir?

Schlagwörter sind Schlüsselwörter oder -phrasen, die ein Bild beschreiben und dir damit helfen, es zu kategorisieren. In einem Cloud-Speicher, einem CMS, einem PIM oder anderen Bilddatenbanken dienen sie dazu, dir das Durchsuchen von Dateien zu erleichtern.

Je nachdem, mit welchem Tool du deine Bilder organisierst, funktioniert die Verschlagwortung manuell oder automatisiert. Du nutzt die Schlagwörter für die Navigation durch deinen Bildbestand, indem du über ein Suchfeld nach bestimmten Worten oder Wortkombinationen suchst. Für eine automatisierte Verschlagwortung kommt in der Regel Künstliche Intelligenz zum Einsatz.

Unübersichtliche Ordnerstrukturen verursachen Dateichaos. 

Sinnvolle Verschlagwortung: Beispiel aus der Praxis

Schlagwörter dienen dazu, ein Bild so zu beschreiben, dass andere Kollegen es einfach finden. Für Bilder von Mitarbeitenden könntest du das Schlagwort „HR“ oder „team“ verwenden und zusätzliche Aspekte beschreiben: Wurde das Foto zum Beispiel im Büro oder outdoor aufgenommen? Auch das sind wichtige Informationen, die in den Schlagwörtern auftauchen sollten.

Unterschied: Bilder verschlagworten vs. Metadaten nutzen

Während Schlagworte beschreiben, was in einem Bild zu sehen ist, sind in den Metadaten der Datei vor allem Informationen über das Bild gespeichert.

Bei einem Foto von New York würden Schlagworte zum Beispiel verraten, dass im Bild die Skyline von Manhattan bei Nacht zu sehen ist. Die Metadaten würden dagegen Auskunft über den GPS-Stempel, die genaue Uhrzeit der Aufnahme, die verwendete Kamera und den Namen des Fotografen geben.

Metadaten werden von der Kamera automatisch bei der Aufnahme erstellt. Schlagwörter müssen dagegen manuell vergeben werden, falls du keine entsprechende Software für das Tagging verwendest.

Im Mediaspace von pixx.io lassen sich Metadaten nach belieben anlegen. 

Warum du Bilder und Fotos verschlagworten solltest

Wenn die Arbeit mit Bildern und Media Dateien zu deinem Alltag gehört, wächst dir das Dateichaos schnell über den Kopf. Vor allem in Ordnerstrukturen, die über eine lange Zeit gewachsen sind, verschwenden viele Teams kostbare Zeit auf der Suche nach passenden Bildern.

Ab einer gewissen Größe lässt sich der Medienpool in Unternehmen nicht mehr über hierarchische Ordner organisieren. Das merkst du spätestens, wenn du für die nächste Kampagne Bilder verschiedener Fotoshootings sichten musst.

Die Verschlagwortung hilft dir, schneller zu finden, was du suchst. Noch mehr Zeit sparst du, wenn du für das Bilder taggen Software verwendest, die dich dabei unterstützt.

Jedes Bild erhält beschreibende Schlagwörter, mit denen du über die Suchmaske sekundenschnell unzählige Bilder durchsuchst. Zum Beispiel mit der Kombination „banner, herbst kollektion, influencer“. Daraufhin siehst du auf einen Blick alle Dateien, auf die diese Eingabe zutrifft.

Was dich in einem mittelgroßen Medienpool sicher bis zu zwei Stunden gekostet hätte, dauert mit der richtigen Software und Verschlagwortung nur wenige Sekunden. Ein Vorteil, der sich im professionellen Umfeld besonders auszahlt: Die Bildarchive in vielen Unternehmen sind in der Regel deutlich umfangreicher und komplexer als das private Fotoalbum – und es greifen deutlich mehr Benutzer darauf zu.

Welche Software benötige ich, um Bilder zu verschlagworten?

Um große Mengen an Bildern zu organisieren und von mehreren Benutzern bearbeiten und pflegen zu lassen, nutzen viele Marketing-Abteilungen in Unternehmen eine professionelle Mediamanagement-Software – zum Beispiel das Digital Asset Management von pixx.io.

Das Tool vereinfacht das Organisieren und Teilen von Medien-Inhalten und alle damit verbundenen Workflows. Außerdem lassen sich damit ganz einfach Fotos verschlagworten – manuell oder automatisch.

Wie das funktioniert, erfährst du am Ende des Artikels. Jetzt beschäftigen wir uns zunächst mit Strategien für eine effiziente Verschlagwortung.

5 Tipps für das richtige Verschlagworten von Bildern

Du willst bei deiner Arbeit von den Vorteilen der Verschlagwortung per Software profitieren? Damit du bei vorhandenen und neuen Bildern den Überblick behältst, unterstützen dich unsere Tipps bei der Verschlagwortung.

Denk daran: Vorhandene Bilder zu verschlagworten kostet zunächst etwas Zeit. Doch es zahlt sich am Ende aus.

Bilder sekundenschnell mit Hilfe der Schlagwortsuche von pixx.io finden.

Tipp 1: Stelle Regeln auf

Wenn mehrere Benutzer mit einem Medienpool arbeiten, braucht ihr für die Auswahl und Vergabe von Schlagwörtern einheitliche Regeln. Diese Beispiele helfen dir beim Festlegen:

• Nomen nur im Singular verwenden (oder nur Plural). Die Suche nach „Pferd“ sollte alle Bilder mit Pferden liefern, egal ob nur eines oder eine ganze Herde darauf zu sehen ist. 
• Spezialbegriffe vermeiden, im Falle des Pferdes also etwa nicht die Unterart zu verschlagworten. Wenn es sich nicht gerade um die Bilddatenbank eines Zoos oder dergleichen handelt, dürfte wohl kein Anwender auf die Idee kommen, nach Begriffen wie „Przewalski-Pferd“ zu suchen.
• Wie bei der Detailebene der Begriffe zählt auch bei der Quantität der Schlagwörter: Weniger ist manchmal mehr: 1.000 Tags für ein Foto mögen gut gemeint sein und machen das Foto auch gut auffindbar, die Detailebene lässt sich jedoch kaum auf alle Medien im Archiv übertragen.
• Wichtig: Der Fokus sollte auf wesentlichen Schlagwörter liegen!

Tipp 2: Lege eine Sammlung von Schlagwörtern an

pixx.io erlaubt es dir, einen Schlagwörter-Katalog festzulegen. Bestimmte Benutzer können dann nur aus dieser Liste auswählen, wenn sie Bilder verschlagworten. Das hilft vor allem größeren Teams: So ist sichergestellt, dass alle die gleichen Begriffe verwenden und nicht einmal „Herbst-Kollektion“ und einmal „Herbst-Ware“.

Überlege dir, welche Begriffe du für deine Bilder und Medien benötigst. Beginne ruhig erst einmal mit Überbegriffen – Urlaub, Reise, Feier, Stadt, Landschaft. Auch Zeitangaben wie Tag, Nacht, 2023, Winter oder Sommer können hilfreiche Schlagwörter sein.

Steigere dich langsam in die Detailebene: Griechenland, Strand, Meer, Flugzeug, Geburtstag, Berlin, Pflanzen, Wald, Baum, Schnee, Regen. Schaffe dir so eine gewisse gedankliche Hierarchie – beachte dabei aber die Regeln:

• Wenn mehrere Benutzer mit dem gemeinsamen Medienpool arbeiten, sollte die Schlagwortsammlung für alle bindend sein.
• Beim Anlegen oder dem Hochladen neuer Bilder und Medien sollten nur Tags vergeben werden können, die sich bereits in der Schlagwortsammlung befinden.
• Neue Schlagwörter sollten überprüft und nur dann freigegeben werden, wenn sie ins Konzept der Sammlung passen.

Mit pixx.io erstellst und verwaltest du ganz einfach einen Schlagwortkatalog. 

Tipp 3: Versetze dich in die Suchenden hinein

Auf der Suche nach Bildern und Dateien geht jeder etwas anders vor. Versuche herauszufinden, wie deine Kollegen oder Partner Inhalte suchen und liefere ihnen die nötigen Schlagwörter dafür.

Vielleicht sucht die Kollegin aus der Personalabteilung nicht nach „outdoor“, sondern nach „Außenaufnahme“ oder eher nach einer Bildstimmung als nach dem tatsächlich abgebildeten Motiv.

Verwende also am besten eine Mischung aus allgemeinen und spezifischen Keywords, damit jeder findet, was er oder sie sucht.

Tipp 4: Vorsicht bei Synonymen

Ein Stolperstein beim Verschlagworten sind Synonyme. Um diesen zu umgehen, legst du dich in den Regeln bzw. im Wörterbuch deiner Software auf einen Begriff fest, zum Beispiel auf „Auto“ statt auf „Kfz“ oder „Fahrzeug“.

Jede gute Bildverwaltung enthält außerdem die Möglichkeit, Synonyme anzulegen – Bilder werden dann zwar mit „Auto“ verschlagwortet, allerdings auch mit der Suche nach Fahrzeug oder Kfz gefunden.

Tipp 5: Beschreibe, was du siehst

Wenn du Schlagwörter für ein von dir gemachtes Foto vergibst, bist du dem Betrachter einen Schritt voraus: Du weißt vielleicht, welchen Beruf die Person im Bild hat oder ob sie trotz ihres Lächelns zum Zeitpunkt der Aufnahme schlecht gelaunt war.

Was man nicht sieht, gehört allerdings nicht in die Schlagwörter. Es reicht also „Mann“ und „Lächeln“ zu verschlagworten. Ob das Lächeln echt war oder die Person im Bild dein Bruder ist, ist für die Schlagworte nicht relevant.

So funktioniert automatisches Taggen von Bildern in pixx.io

Mit pixx.io kannst du ganz einfach Bilder mit Tags versehen – manuell oder automatisch. Wenn du das automatische Taggen von Bildern in pixx.io nutzen willst, ist das ganz einfach: Du bindest deinen Mediaspace einfach kostenlos an den externen KI-Anbieter Clarifai an.

Diese Integration per API ermöglicht es dir, Dateien einzeln oder im Stapel, direkt beim Upload oder nachträglich verschlagworten zu lassen. Eine ausführliche Anleitung dazu findest du im pixx.io Helpcenter.

Wenn du selbst ausprobieren willst, wie pixx.io die Verschlagwortung deiner Bilder vereinfacht, lege dir einfach einen kostenfreien Testaccount an.