Bilder verschlagworten: So findest du Media Dateien schneller

Je besser Bilder in deinem Unternehmen organisiert sind, desto mehr Zeit sparst du dir im Arbeitsalltag. In einem professionellen Mediaspace lassen sich Bilder verschlagworten und sekundenschnell wiederfinden. Aber nur, wenn die Auswahl der Tags passt. Wir zeigen dir, wie du vorgehst und welche Vorteile dein Unternehmen von Schlagworten bei Bildern hat.

Wenn die Arbeit mit Bildern und Media Dateien zu deinem Alltag gehört, wächst dir das Dateichaos schnell über den Kopf. Vor allem in Ordnerstrukturen, die über eine lange Zeit gewachsen sind, verschwenden viele Teams kostbare Zeit auf der Suche nach passenden Bildern.

Ab einer gewissen Größe lässt sich der Medienpool in Unternehmen nicht mehr über hierarchische Ordner organisieren. Das merkst du spätestens, wenn du für die nächste Kampagne Bilder verschiedener Fotoshootings sichten musst. Moderne Tools helfen dir dabei, schneller zu finden, was du suchst.

Dateichaos verursacht durch unübersichtliche Ordnerstrukturen. 

Bilder verschlagworten und schneller finden

Jedes Bild erhält beschreibende Schlagwörter. Mit entsprechender Software sind verschlagwortete Bilder für das Mediamanagement sichtbar und werden schneller von dir gefunden. Über eine Suchmaske gibst du Suchwörter ein, zum Beispiel „banner, herbst kollektion, influencer“. Daraufhin werden dir alle Dateien angezeigt, auf die diese Eingabe zutrifft. 

Was dich in einem mittelgroßen Medienpool sicher ein bis zwei Stunden gekostet hätte, dauert mit der richtigen Software und Verschlagwortung nur wenige Sekunden. Ein Vorteil, der sich im professionellen Umfeld besonders auszahlt: Die Bildarchive in vielen Unternehmen sind in der Regel deutlich umfangreicher und komplexer als das private Fotoalbum – und es greifen deutlich mehr Benutzer darauf zu. Zeit ist Geld und davon spart dein Unternehmen mit schnellem Media Management eine ganze Menge.

Welche Software benötige ich, um meine Bilder zu verschlagworten?

Damit sich große Mengen an Bildern organisieren und von mehreren Benutzern bearbeiten und pflegen lassen, nutzen zum Beispiel Marketing-Abteilungen in Unternehmen häufig eine professionelle Mediamanagement-Software wie pixx.io. Das Tool vereinfacht das Organisieren und Teilen der Inhalte sowie den gesamten Medien-Workflow. Auch pixx.io nutzt dafür manuell vergebene Schlagwörter, um Dateien schneller für dich aufzuspüren.

Wie verschlagworte ich richtig?

Ein Pool an Bildern ist meist schon vorhanden, wenn der Entschluss zum Einsatz eines Mediamanagements oder auch Digital Asset Managements (DAM) fällt. Daher musst du wohl oder übel einmal in den sauren Apfel beißen und dir Gedanken über die Verschlagwortung deiner vorhandenen Inhalte machen.

Denk dabei immer daran: Es zahlt sich am Ende aus!

Gerade wenn mehrere Benutzer mit einem Medienpool arbeiten, müssen für die Auswahl und Vergabe von Schlagwörtern Regeln gelten, an die alle sich halten sollten. Diese Beispiele helfen dir beim Festlegen eigener Regeln:

• Nomen nur im Singular verwenden (oder nur Plural). Die Suche nach „Pferd“ sollte alle Bilder mit Pferden liefern, egal ob nur eines oder eine ganze Herde darauf zu sehen ist. 
• Spezialbegriffe vermeiden, im Falle des Pferdes also etwa nicht die Unterart zu verschlagworten. Wenn es sich nicht gerade um die Bilddatenbank eines Zoos oder dergleichen handelt, dürfte wohl kein Anwender auf die Idee kommen, nach Begriffen wie „Przewalski-Pferd“ zu suchen.
• Wie bei der Detailebene der Begriffe zählt auch bei der Quantität der Schlagwörter: Weniger ist manchmal mehr: 1.000 Tags für ein Foto mögen gut gemeint sein und machen das Foto auch gut auffindbar, die Detailebene lässt sich jedoch kaum auf alle Medien im Archiv übertragen.
• Wichtig: Der Fokus sollte auf wesentlichen Schlagwörter liegen!

Erstellen und verwalten des Schlagwortkatalogs im pixx.io Media-Managementsystem. 

Profi-Tipp: Smarte Tools wie der Mediaspace von pixx.io erlauben es dir, einen Schlagwörter-Katalog festzulegen. Bestimmte Benutzer können dann nur aus dieser Liste auswählen, wenn sie Bilder verschlagworten. Das hilft vor allem größeren Teams, denn so ist sichergestellt, dass alle die gleichen Begriffe verwenden und nicht einmal „Herbst-Kollektion“ und einmal „Herbst-Ware“.

So legst du eine Sammlung von Schlagwörtern an

Überlege dir, welche Begriffe du für deine Bilder und Medien benötigst. Beginne ruhig erst einmal mit Überbegriffen – Urlaub, Reise, Feier, Stadt, Landschaft. Auch Zeitangaben wie Tag, Nacht, 2018, Winter, Sommer, können hilfreiche Schlagwörter sein.

Steigere dich langsam in die Detailebene: Griechenland, Strand, Meer, Flugzeug, Geburtstag, Berlin, Pflanzen, Wald, Baum, Schnee, Regen. Schaffe dir so eine gewisse gedankliche Hierarchie – beachte dabei aber die Regeln:

• Wenn mehrere Benutzer mit dem gemeinsamen Medienpool arbeiten, sollte die Schlagwortsammlung für alle bindend sein.
• Beim Anlegen oder dem Hochladen neuer Bilder und Medien sollten nur Tags vergeben werden können, die sich bereits in der Schlagwortsammlung befinden.
• Neue Schlagwörter sollten überprüft und nur dann freigegeben werden, wenn sie ins Konzept der Sammlung passen.

Bilder sekundenschnell mit Hilfe der Schlagwortsuche von pixx.io finden.

Wie nutze ich Synonyme in der Verschlagwortung von Bilddateien?

Ein Stolperstein beim Verschlagworten sind Synonyme. Um diesen zu umgehen, legst du dich in den Regeln bzw. im Wörterbuch deiner Software auf einen Begriff fest, zum Beispiel auf „Auto“ statt auf „Kfz“ oder „Fahrzeug“.

Jede gute Bildverwaltung enthält außerdem die Möglichkeit, Synonyme anzulegen – Bilder werden dann zwar mit „Auto“ verschlagwortet, allerdings auch mit der Suche nach Fahrzeug oder Kfz gefunden.

Wie nutze ich Metadaten für die Bildersuche?

Metadaten sind kategorisierte Schlagwörter. Fotos kommen zum Beispiel schon mit einer ganzen Reihe Metadaten aus der Kamera: Darin sind der Kamerahersteller, das Fabrikat sowie Blendenöffnungszeiten und andere Einstellungen festgehalten.

Professionelle Tools wie pixx.io importieren diese Metadaten und überlassen dem User die Entscheidung darüber, welche Metadatenfelder wichtig sind und für die Suche indexiert werden sollen. Auch neue Felder lassen sich mit pixx.io anlegen: Das ist immer dann hilfreich, wenn du Fotograf:innen, Models oder das Baujahr eines abgebildeten Gebäudes festhalten willst.

Im Mediaspace von pixx.io lassen sich Metadaten nach belieben anlegen. 

Diese Funktionen beschleunigen die Workflows in deinem Unternehmen

Viele Beschäftigte in Unternehmen arbeiten täglich mit tausenden Media Dateien. Kein Wunder also, dass die Ansprüche an eine professionelle Bildverwaltung hier deutlich größer sind als die eines Privatanwenders. Für die Bedürfnisse moderner Unternehmen bietet pixx.io die nötigen Funktionen:

• Das umfangreiche Lizenzmanagement zeigt immer gleich an, für welche Zwecke ein Bild genutzt werden darf und für welche nicht.
• Die Software integriert das Bildarchiv in Drittsoftware der Adobe Cloud mit Photoshop, InDesign und mehr, von Microsoft Office oder von Content-Management-Systemen wie WordPress.
• Durch seine Rest-API lässt sich pixx.io auch an jedes beliebige weitere Drittsystem anbinden und beschleunigt deinen Medienworkflow somit noch weiter.
• Benutzer können mit pixx.io smarte Presse- und Medienportale erstellen und damit Inhalte für einen größeren Empfängerkreis bereitstellen – mit wenigen Klicks ist das Design an die CI oder Brand deines Unternehmens oder deiner Kunden angepasst.

Wenn du selbst ausprobieren willst, wie pixx.io dein Unternehmen bei der Organisation von Media Dateien entlastet, lege dir einfach einen kostenfreien Testaccount an und los geht's.