Bilder organisieren mit DAM

Bilder organisieren mit der besten Bildverwaltung: Darauf kommt es an

Lesezeit: 8 Minuten Autor: Thomas Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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Du weißt nicht, wo die aktuelle Version dieses einen Bildes liegt, dessen Namen du vergessen hast? Dann ist es Zeit für Digital Asset Management (DAM) – ein System für moderndes Mediamanagement. Wie lassen sich damit Bilder organisieren? Und wie findest du heraus, ob das DAM deines Unternehmens noch up to date ist?

Du findest, Bilder organisieren ist keine Kunst? Tatsächlich ist das Organisieren von Media Dateien umfassender, als es auf den ersten Blick scheint. Schauen wir uns die wichtigsten Herausforderungen für Teams bei der professionellen Bildverwaltung an und wie ein DAM wie pixx.io sie löst.

Zentrale und ortsunabhängige Organisation

Für die Arbeit mit deinen Media Dateien wünschst du dir einen kontinuierlichen Workflow – deshalb müssen Bilder, Illustrationen oder Videos überall und jederzeit abrufbar sein. Sind sie lokal, in deiner E-Mail-Inbox oder im Messenger gespeichert, drohen Chaos, Zeitverlust und Frustration.

Cloud oder ServerBilder organisieren mit DAM: Vergleich von Cloud- und Server-Lösung

 

Die Lösung: Sind Medien mit maximaler Auflösung in Originalversion an einem zentralen Ort gebündelt, ist die Zusammenarbeit im Team über Abteilungen und Standorte hinweg möglich. Das DAM von pixx.io bündelt die Inhalte deines Bild- und Medienpools zentral. So haben Kolleg:innen Zugriff auf den Medienpool, finden Bilder mit intelligenten Suchfunktionen und Schlagwörtern und organisieren Bilder in Kollektionen.

Internes und externes Teilen

Auf dem Weg vom Fotoshooting bis in die Broschüre oder auf die Website werden Bilder wie Ping-Pong-Bälle hin und her gespielt. Dabei leiden Qualität und Informationsfluss.

Die Lösung: DAM-Benutzer teilen Inhalte ohne Umwege intern oder extern mit Fotograf:innen, Grafiker:innen oder Content-Manager:innen. Eine gute Bildverwaltung stellt dazu Media Dateien in der gewünschten Größe mit nur wenigen Klicks zur Verfügung – ohne Umweg über das E-Mail-Programm.

Medien teilenInternes und externes Teilen – mit wenigen Klicks erledigt

Die beste Bildverarbeitung erkennt man daran, dass sie noch weiter geht: Funktionen wie Wasserzeichen oder limitierte Verfügbarkeit erlauben es, Bilder kontrolliert und abgesichert weiterzuleiten. Große Zielgruppen finden deine Bilder auf einem Presse- oder Händlerportal, mit oder ohne Passwortschutz.

Integration ist alles

Damit der gesamte Workflow vom Fotoshooting bis zur finalen Station im Bilderarchiv im DAM abgebildet ist, muss das System sich nahtlos integrieren. Ansonsten müssen Grafikdesigner:innen Bilder erst herunterladen und nach dem Bearbeiten wieder hochladen.

Die Lösung: Plugins und Integrationen für Adobe Cloud, Microsoft Office oder dein Content Management System sind unverzichtbar. Für den Titel beste Bildverwaltung sollte das DAM eine Rest-API besitzen: Die Schnittstelle verbindet das System mit jeder beliebigen Third-Party Software.

Zugriffe, Rechte und Lizenzen für Rechtssicherheit

Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte und Zugriff auf welche Bilder? Welches Bild darf überhaupt veröffentlicht werden? Gelangt ein Bild ohne Lizenz an die Öffentlichkeit, wird es teuer.

Die Lösung: Mit einem Rechte- und Lizenzmanagementsystem gibs du den Zugriff auf Inhalte beliebig frei oder schränkst ihn individuell ein. In pixx.io hinterlegst du dazu Bildlizenzen, Model- und Property-Releases für professionelles und rechtsicheres Arbeiten direkt in den Metadaten. Wichtige Stellen markierst du im Dokument und verknüpfst die Verträge mit deinen Bildern. So sehen deine Kolleg:innen nur noch, was sie auch verwenden dürfen.

Bilder organisieren mit Versionshistorie

Aus Versehen eine Bilddatei durch eine neue Version überspeichert? Keine Ahnung, welche Version die aktuelle ist? Ohne Versionierung sind Verwirrung und Fehler an der Tagesordnung.

Die Lösung: Professionelle Bildverwaltung speichert ältere Bildvarianten in einem Stapel hinter der neuesten Dateiversion ab. In pixx.io ist die Versionierung integriert. Benutzer haben später weiterhin Zugriff auf Varianten, sehen aber auf den ersten Blick die aktuelle Version – und auf die kommt es ja an. Auch eine Versionierung von Dateiformaten – etwa nach der Bearbeitung in Illustrator oder PowerPoint – ist kein Problem.

Automatische Verschlagwortung

Heißen deine Bilder IMG_20200291001 oder so ähnlich? Dann hilft nur ein gutes Gedächtnis bei der Suche nach den Bildern vom letzten Fotoshooting.

Die Lösung: Schlagwörter und Metadaten erleichtern dir das Organisieren deiner Bilder. Viele Bilder bringen ihre Metadaten bereits mit. Die Schlagwörter vergibst du beim Hochladen in dein DAM. Ein gutes System erledigt das automatisch und lässt dich alle Informationen bearbeiten oder neue Felder für weitere Metadaten anlegen. Jetzt suchst du einfach nach Schlagwörtern wie „Berge“ oder nach Produktnamen und schon wirst du fündig.

Downloadformat und -qualität

Bilder sind flexibel und lassen sich in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten verwenden. Das bietet Vorteile – bis der Download plötzlich das falsche Format liefert.

Die Lösung: Die beste Bildverwaltung konvertiert Größe, Format, Auflösung und Farbprofil jederzeit korrekt oder lässt dich individuelle Anpassungen vornehmen. So fügst du deine Bilder ohne Umstände an ihren Zielort ein – sogar Transparenzen bleiben erhalten.

Beste-Bildverwaltung-pixxio-blog-download-formateBilder-Downloads in verschiedenen Formaten wie png, jpg oder tiff sparen Zeit

Benutzerfreundlichkeit

Ein Tool kann noch so hilfreich sein – ist die Bedienung umständlich, macht es mehr Arbeit als es dir abnehmen soll. Neue Mitarbeitende müssen sich stundenlang einarbeiten, langjährige Kolleg:innen brauchen seitenweise Notizen, wenn sie eine Datei hochladen wollen.

Die Lösung: Logische Funktionen, intuitives Organisieren von Bildern, übersichtliche und moderne Oberflächen, schnelle Navigation – so sieht Usability aus. Eine gute Bildverwaltung lässt dir alle Freiheiten: Du liebst Ordnerstrukturen und Detailansichten oder eher großformatige Medienansichten? All das ist möglich.

Das i-Tüpfelchen ist eine Stapelverarbeitung, wie pixx.io sie bietet. Beim Hochladen ähnlicher Bilder gibst du allen Dateien auf einmal die gleichen Schlagwörter oder nimmst Änderungen an mehreren Media Dateien gleichzeitig vor.

User-Experience-einfach-pixxio-bildverwaltung-

Die beste Bildverwaltung ist intuitiv und benutzerfreundlich.

Worauf es noch ankommt: Sicherheit und Support

Die beste Bildverwaltung muss deine Daten schützen und lässt keine Fragen offen:

  • Zum Schutz vor Datenverlust werden Datenbestände täglich gesichert und sind für einen vorgegebenen Zeitraum verfügbar.
  • Sicherheitsstandard: Damit dein DAM den höchsten Sicherheitsstandards entspricht, muss der Anbieter interne und externe Security-Tests sowie Blackbox- und Whitebox-Testings durchführen.
  • Die Datenübertragung sollte unbedingt SSL-verschlüsselt erfolgen.
  • Nutzt dein DAM-Anbieter einen Serverstandort in Deutschland, hält er die Vorgaben der DSGVO ein.

Bei Fragen rund um die Sicherheit und allen anderen Anliegen zu deinem DAM sollte dir ein erstklassiger Support zur Verfügung stehen.

Schließlich gibt es gute Bildverwaltung in der Regel nicht umsonst – da darfst du Unterstützung bei technischen Fragen, Problemen, Anregungen und Wünschen immer erwarten. Eine Dokumentation in Form eines ausführlichen Helpcenters ist dann das Sahnehäubchen on top.

Checkliste: Teste, ob dein DAM noch zeitgemäß ist

Einige Unternehmen haben die Vorteile von DAM früh erkannt und organisieren ihre Dateien schon seit vielen Jahren damit. Du gehörst auch dazu? Super! Aber ist deine Software noch zeitgemäß oder zeigen sich schon erste Alterserscheinungen? Die folgende Checkliste hilft dir bei der Entscheidung.

  • Nimmt dir dein DAM Arbeit ab? Sind Schlagwörter, Filter, Wasserzeichensperre oder Share-Links unbekannte Funktionen für dich? Dann wird es Zeit für etwas Neues.
  • Bietet dein DAM eine hohe User Experience? Die Einarbeitung in das System sollte auch für neue Teammitglieder so kurz wie möglich sein. Ansonsten solltest du definitiv über ein alternatives DAM nachdenken.
  • Bist du frei in der Strukturierung deiner Daten? Zwingt dein DAM dich in ein Korsett, das dich bei der Arbeit einschränkt? Dann verabschiede dich besser davon.
  • Bietet dir dein DAM ein Statusmanagement? Du wusstest gar nicht, dass es so etwas wie Statusmanagement und Statusfunktionen gibt? Dann stehen die Zeichen auf Wechsel.
  • Hast du den Überblick über Lizenzen und Verträge? Wenn du keine Möglichkeit hast, Lizenzen, Model- und Property-Verträge sowie -releases zu hinterlegen, ist dein DAM veraltet.
  • Lassen sich Rechte und Rollen festlegen? Moderne DAM-Software erlaubt dir, Zugänge und Rechte aus deinem Betriebssystem zu übernehmen, zum Beispiel LDAP und Active Directory.
  • Integriert sich dein DAM nahtlos? Verfügt dein DAM über Plugins oder sogar eine Rest-API? Perfekt! Wenn nicht, weißt du, was zu tun ist.
  • Bietet dein DAM eine Versionierung? Die Versionierung von Media Dateien speichert ältere Varianten in einem Stapel hinter der neuesten Version. Dein DAM tut das nicht? Dann ist es höchstwahrscheinlich veraltet.
  • Sind Performance und Suchgeschwindigkeit so gut wie am ersten Tag? Findest du deine Media Dateien so schnell wie am ersten Tag, ist dein DAM technisch auf der Höhe. Zeigen sich zunehmend Ermüdungserscheinungen, ist es Zeit für einen Wechsel.
  • Hat dein Anbieter eine technische Roadmap? Professionelle DAM-Anbieter haben eine ausführliche technische Roadmap, entwickeln regelmäßig neue Funktionen und verbessern bestehende Features. Trends wie die Verschlagwortung mit Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich damit problemlos nutzen.

Wann ist ein DAM-Wechsel notwendig?

Hast du die meisten Fragen mit Ja beantwortet? Dann ist dein DAM am Puls der Zeit. Ansonsten solltest du Alternativen für die beste Bildverarbeitung für dein Unternehmen finden.

Daran erkennst du einen guten Nachfolgeanbieter: Der Support steht dir beim Umzug deines kompletten Medienpools gern zur Seite – denn natürlich ist so ein Wechsel mit etwas Aufwand verbunden.

Weniger Work, mehr Flow: Bilder organisieren mit modernem DAM

pixx.io macht dir den Wechsel so einfach wie möglich: Die Übernahme von Medienarchiven funktioniert mühelos, selbst wenn der bestehende Medienpool noch unstrukturiert ist. Tauchen Fragen auf, steht dir erstklassiger Support zur Seite.

Außerdem bietet pixx.io alle Vorteile einer professionellen Bildverwaltung:

  • zentraler Speicherort für Media Dateien
  • internes und externes Teilen
  • Schnittstellen zu deinen anderen Lieblingstools
  • Organisation von Zugriffen, Rechten und Lizenzen
  • übersichtliche Versionshistorie
  • KI-gestützte Verschlagwortung
  • komfortable Downloadmöglichkeiten
  • benutzerfreundliche Bedienung
  • höchste Sicherheitsstandards

Willst du dein DAM upgraden oder wünschst du dir im Alltag endlich weniger Work und mehr Flow? Sieh dir an, von welchen Vorteilen moderne Teams durch den Einsatz von pixx.io im Alltag profitieren.

Thomas
Thomas

Als Games-Redakteur hat Thomas schon früh gelernt, spannende Texte SEO-konform zu schreiben. Das hat ihn letztlich auch zu pixx.io geführt, wo er schnell weitere Aufgaben im Digitalmarketing übernommen hat. Heute macht er Business Intelligence und kümmert sich um Prozesse. Privat ist er beim Zocken geblieben. Und wenn das Wetter schön und der Berg nicht zu groß ist, geht er auch mal wandern.

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