Was ist Digital Asset Management? - Digital Asset Management (DAM) einfach erklärt

Digital Asset Management: Warum dein Team das Workflow-Tool braucht

Lesezeit: 18 Minuten Autor: Sabrina Veröffentlicht: Zuletzt aktualisiert:
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Wenn du im Alltag viel mit Bildern oder Videos arbeitest, sparst du mit einem Digital Asset Management (DAM) viel Zeit dabei: In einer DAM-Plattform organisierst du digitale Assets zentral und sicher. Wie davon auch deine Kollegen und deine alltäglichen Workflows profitieren und was eine gute Software auszeichnet, erfährst du in diesem Blogartikel.

Was ist Digital Asset Management? Definition und Aufgaben im Unternehmen

Ein Digital Asset Management, kurz DAM, ist eine Software zum Speichern und Organisieren von digitalen Assets. Digital Assets sind dir vielleicht aus der Finanzwelt bekannt. Allerdings haben die Assets, über die wir hier sprechen, mit Vermögenswerten oder Kapitalanlagen nichts zu tun. Es geht vielmehr um digitale Medien-Vermögenswerte von Unternehmen. 

Was sind digitale Assets?

Digitale Assets sind Inhalte, die digital in der Cloud, auf einem Server oder einer lokalen Festplatte gespeichert sind.
Digital Asset Definition

Typische Beispiele für digitale Assets sind:

  • Bilder
  • Videos
  • Grafiken
  • Audiodateien
  • Verträge
  • Textdokumente
  • Präsentationen
  • PDF-Dateien
  • Tabellen
  • GIFs

Die digitalen Dateien, mit denen auch du täglich arbeitest, haben einen großen Wert für dein Unternehmen. Sie verursachen allerdings auch viele Probleme. Denn die Menge an Dateien, die Unternehmen täglich organisieren müssen, wächst immer weiter.

Mit effizienten Digital Asset Management-Workflows behalten Teams den Überblick über digital Assets. Ein smartes DAM-Tool bietet sogar noch viel mehr Möglichkeiten: Es verbessert die digitalen Workflows aller Teams, die häufig mit Media Dateien arbeiten.

Arten von Asset Management: Unterschied MAM (Media Asset Management) und DAM

Wenn du dich mit dem Thema Digital Asset Management beschäftigst, werden dir unterschiedliche Begriffe begegnen, etwa:

  • Mediendatenbank
  • Bildverwaltung
  • Mediapool
  • Bildarchiv

Unabhängig von der Bezeichnung geht es im Grunde immer darum, Media Dateien zentral zu organisieren, wie das Beispiel des Media Asset Managements zeigt.

Media Asset Management: Definition und Abgrenzung

Im Medienbereich spricht man häufig von Media Asset Management (MAM). Der Fokus solcher Systeme liegt in der Regel auf dem Handling kreativer Media Dateien wie Grafiken, Animationen oder Videos. 

Ursprünglich war ein MAM ein spezielles Digital Asset Management, das sich rein auf Videos und Audios konzentriert. Doch heute leisten das die meisten DAM-Tools von Haus aus: Sowohl Media Asset Management Systeme als auch DAMs bündeln Media Dateien an einem Ort.

MAM und DAM unterscheiden sich heute nur noch in Feinheiten wie den Integrationen in andere Tools oder durch spezielle Features. Ist ein MAM zum Beispiel fokussiert auf die Video-Produktion, gibt es dafür passende Plugins in Schnittprogramme wie Adobe Premiere. DAM-Anbieter binden dagegen bevorzugt Grafikbearbeitungsprogramme wie Adobe InDesign an.

Was ist der Unterschied zwischen einem Digital Asset Management System und einem Media Asset Management System? - Überblick DAM Software

Unterschied Media Asset Management (MAM) und Digital Asset Management (DAM)

Gründe für ein Digital Asset Management

Wenn Dateichaos eine Herausforderung in deiner täglichen Arbeit ist, brauchst du ein DAM. Digital Asset Management Systeme bündeln alle Bilder, Videos, Grafiken, Audiodateien, Verträge, Textdokumente und andere Media Datei deines Unternehmens an einem Ort. 

Ein DAM ist die Basis, um einen zentralen Medienpool für große Dateimengen aufzubauen. DAM-Lösungen sind allerdings mehr als ein Speicherort für Media Dateien. 

Aus deinem Alltag weißt du sicher, wie aufwendig die Suche nach bestimmten Dateien ist. DAM-Nutzer kommen schneller ans Ziel. Denn mit einem DAM ist die Navigation zwischen den Assets ganz einfach: Mithilfe von Schlagwörtern findest du schnell die gesuchte Datei

Über Share-Links teilst du Dateien direkt aus dem DAM mit Kollegen und erledigst auch gleich Freigaben und Feedbacks im System. Stell dir ein DAM einfach als ein Workflow-System für deine Media Dateien und deine kreative Arbeit vor.

Das war noch längst nicht alles. Die folgende Übersicht fasst alle wichtigen Funktionen eines Digital Asset Management Systems für dich zusammen.

7 wichtige DAM-Funktionen

FunktionAnwendung
Suche & FilterSchnelles Finden von Dateien durch Schlag­wort­suche und Filtern nach Dateityp, Aus­richtung, Geo-Location etc.
Verschlag­wortungManuelles und auto­matisches Vergeben von Schlag­wörtern, um Dateien zu organisieren und durch­suchbar zu machen
TeilenEinfaches und sicheres Teilen von einzelnen Media Dateien durch Share Links mit Kontrolle über Zugriff und Download­formate
Konvertieren & DownloadHinterlegen eigener Format­vorlagen mit On-Demand-Kon­ver­tierung und Cropping direkt beim Download
AbstimmungenEinfaches Ein­sammeln von Feedback durch Kommentare von intern und extern
LizenzmanagementSicheres Organisieren von Bild­rechten und Model Releases auf einen Blick mit Gültigkeit und Lizenz­umfang
BenutzerverwaltungFlexibles Steuern von Zugriff und Benutzer­gruppen für sichere interne und externe Zusammen­arbeit im Media­space

Die wichtigsten Vorteile von Digital Asset Management

  • Zentraler Ort für Media Dateien: In einem DAM-Tool haben Mitarbeiter und Externe je nach Rollen und Rechten Zugriff auf für sie relevante Dateien – von jedem Standort und Gerät aus. Mit individuellen Berechtigungen lässt sich festlegen, was die Benutzergruppen im Tool machen dürfen.
  • Markenkonformer Auftritt: Die Oberfläche vieler Digital Asset Management Systeme lässt sich an das Branding deines Unternehmens anpassen. Das unterstützt euren Markenauftritt intern und vor allem mit externen Partnern und Presse.
  • Schneller Return on Investment: Eine Software zur professionellen Verwaltung der Media Dateien lohnt sich doppelt. Dein Team spart sofort Zeit, denn moderne DAMs sind sofort einsatzbereit.
  • Nahtlose Workflows: Dank Integrationen und Plugins sind deine Media Dateien immer genau da, wo du sie brauchst. Als Grafiker öffnest du Dateien direkt in Adobe Photoshop und lädst neue Versionen daraus wieder in das DAM. Und deine Social Media Kollegen verknüpfen ihren Mediaspace einfach mit ihrem Hootsuite-Account.
  • Sicheres Lizenzmanagement: Mit einer integrierten Verwaltung deiner Bildlizenzen arbeitest du sicher und entspannt. Smarte DAM-Tools wie pixx.io zeigen auf einen Blick, was du oder deine Kollegen Dateien im Rahmen der dazugehörenden Lizenz machen dürft. Außerdem wirst du automatisch benachrichtigt, wenn eine Lizenz abläuft.
  • Abstimmungen und Feedbackschleifen: Mit einem DAM gibst du einfach an der richtigen Stelle Feedback und zwar direkt bei der entsprechenden Media Datei. Auch die Kommentare mehrerer Kollegen sind übersichtlich festgehalten und mit einem Fokuspunkt sogar noch präzisiert.

 

Daran erkennst du ein gutes Digital Asset Management System

Es gibt unzählige DAM-Systeme für unterschiedliche Bedürfnisse. Damit es dir im Alltag wirklich hilft, solltest du grundsätzlich die folgenden Punkte bei der Auswahl eines DAM-Tools beachten.

Gutes DAM

  • Einfaches Onboarding
  • Kostenloser Testaccount
  • Automatische Backups & Updates
  • Zugriff jederzeit und von überall
  • Übersichtliche Bedienoberfläche
  • Flexible Upgrades & Kündigungsbedingungen

Schlechtes DAM

  • Lange Implementierung
  • Zugang nur über Vertrieb
  • Interner Aufwand für technische Betreuung
  • Zugriff nur im internen Netzwerk
  • Komplizierte Bedienung
  • Starre, langfristig bindende Verträge

Das Digital Asset Management von pixx.io

Du weißt jetzt, was ein gutes DAM ausmacht. Nutze die Liste guter DAM-Eigenschaften doch gleich, um pixx.io zu checken. pixx.io ist ein Anbieter von Digital Asset Management as a Service: Die Software läuft ohne Installation direkt in deinem Browser und speichert digitale Assets deines Unternehmens sicher in der Cloud. 

pixx.io bietet alle wichtigen Funktionen, die ein gutes DAM ausmachen. Durch die einfache Bedienoberfläche sind auch neue Kollegen oder Benutzer, die das System nur hin und wieder brauchen, schnell in der Lage, sich zurechtzufinden.

Moderne SaaS-Anbieter wie pixx.io haben außerdem eine transparente Preisstruktur und ermöglichen es dir, selbstständig Upgrades vorzunehmen. Außerdem lassen sich neue Benutzer oder mehr Speicher flexibel ergänzen, wenn das Team wächst.

 

DAM-Software im Alltag: So profitieren deine Workflows

Ein Asset Management System lohnt sich für alle Teams, die täglich mit vielen Media Dateien arbeiten und denen die folgende Situation bekannt vorkommt:

Auf der Suche nach Bildern bleibt dir oft nichts anderes übrig, als dich durch unzählige Ordner zu klicken. Richtig nervig wird es dann, wenn du in einer größeren Abteilung zusammenarbeitest. Denn dann musst du überlegen, welcher deiner Arbeitskollegen das Bild auf seinem Computer abgespeichert haben könnte. 

Das Ende vom Lied: Du schickst E-Mails an das Team sendest und bekommst entweder ein "Keine Ahnung" oder die Frage zurück, ob du „Grafik-bearbeitet-v3.psd“ oder „Grafik-final-final.png“ meinst. Frustrierend.

Mit dem Digital Asset Management von pixx.io hat der Frust ein Ende:

  • Du gibst in das Suchfeld „Marketing Expo 2022“ ein und findest alle Bilder der Veranstaltung.
  • Mit Filtern schränkst du die Auswahl noch weiter ein und schickst das Bild deiner Wahl mit wenigen Klicks an Kollegen und Presseagenturen.
  • Du siehst außerdem die zugehörigen Bildlizenzen und weißt sofort, was du mit der Datei machen darfst.

 

So nutzen pixx.io Kunden die Vorteile eines DAM für sich

Wenn deine Abteilung viel mit Bildern und Videos für Social Media, Marketing und Werbeanzeigen arbeitet und beim Organisieren oft an den Rand der Verzweiflung gerät, dann geht es euch so wie the nu company.

Seit der Einführung von pixx.io ist alles deutlich entspannter geworden Das Startup nutzt für die Organisation seiner digitalen Assets pixx.io. Das DAM schafft genügend Freiraum und mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. 

Erfahrungen von the nu
the nu logo
"Bei einem immer stärker wachsenden Team ist uns bewusst geworden, dass die Verfügbarkeit von Bildern zu einer Herausforderung wird. Mit pixx.io haben wir das schnell und einfach gelöst. So kann der Medienpool easy mit dem Unternehmen mitwachsen und jeder kann die Bilder in der Größe nutzen, die er braucht."
Cora Schmelzer von the nu
Cora Schmelzer Creative Director

Lies mehr zu den Erfahrungen von the nu mit pixx.io oder sieh dir an, was andere Kunden über pixx.io sagen.

Häufig gestellte Fragen zu DAM

Was macht ein DAM System?

Ein DAM System erleichtert die Organisation von Media Dateien jeder Art und die Zusammenarbeit im Team. Alle deine Bilder, Videos, Grafiken und Audiodateien stehen übersichtlich und unkompliziert für dich und alle Teammitglieder zur Verfügung. Bildverwaltung spart ab der ersten Sekunde Zeit und Nerven.

Welches ist das beste DAM?

Auf diese zwei Punkte kommt es bei der Wahl der perfekten Mediendatenbank Software an:
  1. Die Softwareoberfläche muss einfach und intuitiv zu bedienen sein. So kann jeder sofort loslegen und neue Mitarbeiter müssen nicht lange eingearbeitet werden.
  2. Das DAM entwickelt sich ständig weiter und legt großen Wert auf das Feedback seiner Kunden.

Für dich ist das Digital Asset Management System am besten, das dir bietet, was du brauchst. Egal, ob du „einfach nur“ Bilder zentral sammeln und durchsuchen oder eine komplexe Bildverwaltung für ein Marketingteam mit mehreren Standorten aufbauen und mit externen Partnern zusammenarbeiten willst.

Das perfekte DAM-Tool passt sich flexibel an deine Anforderungen an. Mehr Speicherplatz? Mehr User? Mehr Funktionen? Oder weniger? Das wählst du so, wie es für dich und dein Team am besten ist. 

Was ist besser: DAM in der Cloud oder im Unternehmen?

Digital Asset Management Software wurde ursprünglich auf Servern von Unternehmen installiert. Mittlerweile gibt es DAM-Tools auch als Software-as-a-Service (SaaS). Bei dieser Variante sind deine Media Dateien in der Cloud gespeichert. 

Was ist die beste Wahl für moderne, anspruchsvolle Teams? Machen wir es kurz: die Zukunft heißt SaaS. Einige Unternehmen mit besonderen Anforderungen werden weiter an On-Premise festhalten, doch auch in Puncto Datenschutz und Performance stehen SaaS-Tools wie das DAM von pixx.io in nichts nach.
  • Implementierung: SaaS Tools sind mit wenigen Klicks gebucht und sofort einsatzbereit. Genau so einfach gestaltet sich das Onboarding der Benutzer. Bei pixx.io gibt es etwa Erklär-Touren direkt in der Software.
  • Kostenersparnis: Mit SaaS entstehen weder Anschaffungskosten für Hardware noch Wartungskosten oder andere Investitionsrisiken. Du zahlst flexibel pro Benutzer und nur für die Pakete, die du wirklich brauchst.
  • Skalierbarkeit: SaaS Tools wachsen flexibel mit den Ansprüchen deines Teams. 

Eigener Server oder Cloud? Diese Frage beantworten wir ausführlich im pixx.io Blog.

Wie viel kostet ein Digital Asset Management System?

Die Kosten hängen davon ab, welche Ansprüche du an das DAM stellst. Verschaffe dir bei den Preisen von pixx.io einen ersten Eindruck. Oder du testest das DAM kostenlos und überzeugst dich selbst.

Vorteil für dich: Du kannst bei pixx.io ein flexibles Abo abschließen und den Vertrag jederzeit wieder beenden oder bei Bedarf erweitern.

Sabrina
Sabrina

Sabrina schreibt für pixx.io über alles, was dich im Arbeitsalltag beschäftigt und hilft dir, Herausforderungen bei Content- und Social-Media-Marketing, Bildformaten oder Compliance zu meistern. Bei komplexen Themen bereitet sie das Wissen von Medien- und Rechtsexperten verständlich für dich auf.

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