Ordnerstruktur: Tipps für eine aufgeräumte digitale Ablage

Täglich jonglieren Mitarbeiter in Unternehmen dutzende verschiedene Dateien und Dateiformate. Du musst ebenfalls zahlreiche Dateien und Dokumente organisieren? Wir verraten dir, wie du eine sinnvolle digitale Ordnerstruktur anlegst und wie du deine digitale Ablage im Griff behältst.

In einer digitalen Ordnerstruktur kannst du die Dateien deines Unternehmens ähnlich organisieren wie Papierdokumente im Büro. Dabei sortierst du sie in Ordner, die wiederum weitere Ordner enthalten können, etc.

Um dabei den Überblick zu behalten, solltest du idealerweise von Anfang an mit einer Ordnerstruktur arbeiten. Falls nicht, keine Panik! Es ist nie zu spät mit dem Aufräumen zu beginnen. Damit das gelingt, erklären wir dir, wie du am besten vorgehst. 

Was ist ein Ordner?

Ordner sind eine Organisationseinheit, die aus einer Zeit stammen, in der digitale Systeme die physischen Strukturen eines Büros nachgebildet haben. Das Problem dabei: Es gibt Dateien, die sich theoretisch mehreren Ordnern zuordnen lassen.

Deshalb ist es wichtig, nicht nur über Ordnerstrukturen nachzudenken, sondern auch darüber, wie du die Suche nach Dateien so einfach wie möglich gestalten kannst. Dabei spielen Metadaten eine Rolle. Mehr dazu erfährst du am Ende des Artikels.

Du hast im Wesentlichen drei Optionen, wenn du digitale Ordnerstrukturen anlegen willst:  

1. Auf dem Desktop 

2. In der Cloud 

3. In einem Digital Asset Management-System (DAM) wie pixx.io

Werfen wir einen Blick auf die jeweiligen Optionen und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen.

Wenn du deine digitale Dateiablage als Ordnerstruktur anlegen willst, hast du verschieden Optionen. Welche dir am meisten zusagt oder in deinem Unternehmen am meisten Sinn ergibt, musst du selbst rausfinden.

Wichtig: Dein Team sollte sich auf eine Struktur einigen und diese auch konsequent einhalten. Es muss klar sein, wie ihr eure Dateien benennt und wo sie abgelegt werden.  

Eine sehr beliebte Methode zum Aufbau eines Ablagesystems, ist das sogenannte 7-Ordner-System. Schauen wir uns mal genauer an, wie das funktioniert. 

Die 7-Ordner-Struktur 

Ein populäres Modell, um eine Ordnerstruktur anzulegen, ist das sogenannte 7-Ordner-Modell. Dabei gilt die Regel, dass maximal sieben Hauptordner angelegt werden sollten. In jedem dieser Ordner wiederum dürfen maximal 7 Unterordner angelegt werden. In diesen Unterordner legst du dann maximal weitere 7 Unterordner an.  

Dieses System soll verhindern, dass du am Ende zu viele Ordner hast und Chaos entsteht. Deshalb ist auch die Benennung der Ordner wichtig. Hier müsst ihr euch auf ein einheitliches System einigen, an das sich alle halten. Nur so kannst du dich dann in der Ordnerstruktur zurechtfinden. 

Die 7-Ordner-Struktur ist eine beliebte Methode, mit der du Dokumente organisieren und für mehr Übersicht und Ordnung sorgen kannst. Allerdings hat auch dieses System Nachteile. Denn 7*7*7 sind letztlich auch 343 Ordner, durch die man erst einmal navigieren muss. 

7-Ordner-System vs. pixx.io 

Der große Vorteil einer DAM-Software wie pixx.io ist, dass du hier gar nicht auf Ordner angewiesen bist. Stattdessen weist du deinen Dateien beim Upload verschiedene Metadaten zu, wodurch sie in der Suche sehr viel leichter gefunden werden können. Mit dieser Dateistruktur löst du das eingangs beschriebene Problem, dass eine Datei nicht in verschiedenen Ordnern abgelegt werden kann, ohne dass Chaos entsteht. 

Daneben bietet pixx.io noch viele weitere nützliche Funktionen, die dir das Leben erleichtern.  

Digitale Ablage organisieren: Diese pixx.io Funktionen unterstützen dich dabei  

Nutzt du pixx.io, holst du mit folgenden Funktionen alles aus deiner digitalen Ablage heraus:  

• Mit einem DAM lassen sich Fotos online hochladen und per Link verschicken.  

• Nutzt du zum Teilen deiner Dateien ein Medien-Portal, kannst du den Workflow professionalisieren und damit zum Beispiel deine PR-Arbeit optimieren.  

• Bei der digitalen Ablage mit DAM hast du nicht nur deine Bilder, Videos, PDF-Dokumente, Präsentationen und mehr im Blick, sondern auch Bildrechte. Lass dich zum Beispiel informieren, wann Lizenzen für Bilder ablaufen.  

• Eine digitale Ablage in der Cloud fördert die Zusammenarbeit. Das DAM-Tool von pixx.io geht dabei über einfache Cloud-Speicher hinaus: Nachdem du Bilder hochgeladen hast, lassen sich Feedbackschleifen und Freigaben direkt in der Datei vornehmen. Agenturen können mit pixx.io auch digitale Kundenordner anlegen, um ihre Projekte besser zu organisieren. 

• DAM-Tools bieten Schnittstellen zu anderen Tools und erweitern damit deine digitale Ablage. Nutzt du zum Beispiel Adobe-Produkte zum Bearbeiten deiner Bilder, musst du sie nur einmal hochladen und kannst sie dann nahtlos in Photoshop oder InDesign nutzen.  

Das Thema Datenschutz ist in deiner Branche besonders heikel? Erfahre, wie deine digitale Ablage dich mit sicherem Datenmanagement unterstützt.  

Bilder schneller finden mit einem DAM 

Wenn du dich bei der Organisation der Ablage von klassischen Ordnerstrukturen verabschieden und mit Hilfe eines DAM-Systems ein modernes Dateiablage-System einrichten möchtest, helfen dir diese drei einfachen Tipps bei der Organisation deiner digitalen Ablage:   

• Optimieren: Willst du deine Dateiorganisation, zum Beispiel deine Marketing-Ordnerstruktur, in einem DAM abbilden, prüfe zunächst, ob die Struktur deiner Daten noch praktikabel ist. Nutze den Umstieg auf eine digitale Ablage in der DAM-Cloud dazu, Strukturen und Workflows zu optimieren und stärker auf Metadaten zu setzen.  

• Aufräumen: Wir verstehen dich – aufräumen macht weniger Spaß als einfach loszuarbeiten. Aber weißt du, was noch weniger Spaß macht? Stundenlanges Suchen. Investiere also beim Umzug in die Cloud etwas mehr Zeit ins Aufräumen und plane regelmäßige Cleaning-Sessions ein.   

• Informieren: Steht ein Umzug in die Cloud an, muss jeder im Team abgeholt werden. Setzt euch zusammen und überlegt, was euch aktuell bei der Dateiorganisation nervt. Stellt gemeinsam ein paar einfache „Hygiene-Regeln“ auf, damit ihr diese Punkte in Zukunft vermeidet. 

Dateien wie Bilder, Präsentationen, Grafiken, Videos und Co. gut zu organisieren, spart deinem Unternehmen viel Zeit. Wie viel genau, zeigen die folgenden Key-Facts:  

• 2001 verbrachten Angestellte laut einem IDC-Whitepaper rund 2,5 Stunden pro Arbeitstag mit der Informationssuche.   

• 2007 ergab eine Umfrage von Accenture, dass Angestellte 2 Stunden am Tag Informationen suchen.  

• 2012 stellte eine McKinsey-Studie fest, dass es noch immer 1,8 Stunden pro Tag sind.   

Wir verbringen 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Dateien 

Die Zeit für die Suche nach Dateien und Informationen wird zwar kürzer. Trotzdem ist der Aufwand noch immer viel zu hoch. Hinzu kommt, dass gefundene Dateien sich oft als nicht brauchbar herausstellen: Wenn du zwar die richtige Datei findest, aber die nicht freigegebene Version erwischst, war die ganze Suche umsonst.

Mit einem DAM-Tool erreichst du eine sichere Dateiablage, die sich flexibel organisieren lässt und dir und deinem Team Stress und Frust bei der Bildersuche erspart. Überzeuge dich selbst und teste pixx.io 14 Tage kostenlos!