Was ist Digital Rights Management? Vorteile und wie du DRM umsetzt

Themen wie Compliance und der Schutz geistigen Eigentums gehören mittlerweile zum Alltag von Marketing-Teams. Wenn dein Unternehmen digitale Medien verwendet, erstellt oder teilt, hilft Digital Rights Management (DRM) dabei, sie zu schützen. Wovor und wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Unter Digital Rights Management, kurz DRM, versteht man Prozesse und Technologien für die digitale Rechteverwaltung. Konkret geht es darum, Urheberrechte digitaler Medien zu schützen und sauber zu organisieren. Das kann Medien wie E-Books oder Filme betreffen, aber auch Bilder, PDF-Dateien, Apps, Software, digitale Verträge oder Videos, mit denen Unternehmen arbeiten.

Kritiker, denen die dadurch entstehenden Einschränkungen in der Mediennutzung zu weit gehen, sprechen auch von Digital Restriction Management.

Was ist DRM-Software? 

Unter Digital Rights Management Software fasst man Systeme und Tools zusammen, die Rechte von Copyright-Inhabern schützen und eine sichere Nutzung digitaler Inhalte ermöglichen. Mit einem DRM-System kann dein Unternehmen zum Beispiel die Verbreitung seiner digitalen Assets überwachen und gegen unerlaubtes Kopieren schützen.

Wo findet man DRM in der Praxis? 

DRM findet man sowohl in Medienunternehmen wie Verlagen als auch in Unternehmen, die Software entwickeln, Maschinen bauen oder im Marketing mit vielen digitalen Assets arbeiten.  

Folgende Beispiele fassen typische Anwendungen von DRM zusammen:  

• Blu-rays: Ein bekanntes Beispiel für Digital Rights Management ist der Kopierschutz auf einer Blu-ray. Er verhindert das unbefugte Kopieren oder Vervielfältigen der darauf gespeicherten Inhalte.  

• Streaming-Inhalte: Bei Streaming-Diensten wie Netflix stellt DRM sicher, dass nur zahlende Abonnenten Inhalte abspielen und diese nicht unbefugt herunterladen können.  

• E-Books: Bücher für Amazon Kindle sind mittels DRM davor geschützt, auf anderen Geräten als dem Kindle oder außerhalb der App gelesen oder vervielfältigt werden können. 

• Vertrauliche Dokumente: Handbücher oder Verträge mit sensiblen Daten lassen sich mit DRM vor unbefugten Zugriffen schützen. 

• Marketing-Inhalte: Mit DRM können Unternehmen selbst erstellte Inhalte schützen oder sicherstellen, dass sie bei der Nutzung von Inhalten nicht gegen Lizenz- oder Nutzungsrechte verstoßen. 

• Software: Anbieter von Software oder Apps stellen mit DRM sicher, dass nur befugte User ihre Programme nutzen und sie nicht unerlaubt weitergeben können 

Während technisches DRM den Zugriff sperrt, geht es im Marketing-Alltag vor allem darum, Nutzungsrechte zu dokumentieren und im Blick zu behalten. 

Digital Rights Management erfüllt für Unternehmen mehrere Funktionen:

• Es schützt die Rechte der Urheber digitaler Medien. Das sind zum Beispiel die externe Fotografin für Produktshootings, der Grafikdesigner für Kampagnendesigns oder deine Kollegin, die Bilder für Social Media macht. Für die Nutzung ihrer Werke zahlst du in der Regel bereits bei der Beauftragung. Diese Vergütung deckt aber meist nur den vereinbarten Nutzungsumfang ab. Wird ein Foto darüber hinaus genutzt, kann eine Nachvergütung fällig werden. DRM verhindert das, indem es die Nutzungsbedingungen direkt am jeweiligen Asset sichtbar macht.  

• Es unterstützt dein Unternehmen dabei, den Überblick über Video- oder Bildrechte eurer Digital Assets und ihre Verwendung zu behalten. Das betrifft zum Beispiel Produktfotos für den Online-Shop, Stockmaterial mit Lizenzbeschränkungen, Porträtfotos von Mitarbeitenden fürs Intranet oder für LinkedIn oder eingekaufte Musik für Werbespots. DRM macht sichtbar, wer welches Bild wofür nutzen darf. 

• Im Bereich Enterprise dient DRM vor allem dazu, das Risiko rechtlicher Strafen und Abmahnungen zu reduzieren. Diese Gefahr besteht zum Beispiel, wenn ein Marketing-Mitarbeiter ein Stockfoto nach Ablauf der Lizenz weiter nutzt. Für die Compliance ist es deshalb wichtig, Nutzungsrechte, Freigaben und Verwendungshistorie digitaler Assets zentral zu dokumentieren. Im Streitfall kann dein Unternehmen so nachweisen, dass es sorgfältig und regelkonform mit fremden und eigenen Rechten umgegangen ist. 

Lizenzen und Nutzungsrechte tauchen oft im Zusammenhang mit Digital Assets auf. Das bedeuten die Begriffe: 

• Eine Lizenz ist die Erlaubnis für die Nutzung geistigen Eigentums, die Urheber zum Beispiel einem Unternehmen geben. Wenn dein Unternehmen eine Lizenz für Fotos von einer Fotografin erwirbt, dürft ihr die Fotos unter den vertraglich vereinbarten Bedingungen nutzen. Im Gegenzug dafür erhält die Fotografin eine Lizenzgebühr.  

• Nutzungsrechte sind Rechte, die Urheber einem Unternehmen einräumen können und die regeln, auf welche Art Werke genutzt werden können. Diese Rechte können einfach oder ausschließlich sein und räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt eingeräumt werden. Während Nutzungsrechte übertragen werden können, bleibt das Urheberrecht immer beim Urheber. 

Für digitale Assets gelten oft Lizenzen, die eine Nutzung der Assets zeitlich und anderweitig einschränken. Um auch nach Jahren nachvollziehen zu können, welche Lizenzbedingungen gelten, ist eine digitale Dokumentation unverzichtbar.  

Mithilfe von Digital Rights Management verbindet dein Unternehmen wichtige Lizenzierungsinformationen mit digitalen Assets und weiß damit jederzeit, dass die Assets rechtssicher eingesetzt werden.  

Der Überblick über Umfang und Gültigkeit von Lizenzen und Nutzungsrechten reduziert finanzielle und rechtliche Risiken für Unternehmen. Denn so ist nahezu ausgeschlossen, dass Assets unrechtmäßig oder nach Ablauf ihrer Lizenz genutzt werden.  

Für die praktische Umsetzung von DRM gibt es je nach Einsatzgebiet verschiedene Methoden, die Unternehmen nutzen können. 

• Verschlüsselung: Assets lassen sich mit einem digitalen Schlüssel versehen und sind nur für autorisierte User nutzbar, die den Schlüssel besitzen.  

• Authentifizierung: Assets können nur von Usern genutzt werden, die per Lizenz oder Passwort nachweisen können, dass sie dazu berechtigt sind. 

• Wasserzeichen: Bei dieser Methode liegt der Fokus darauf, bestimmte Lizenz- oder Urheberrechtsinformationen untrennbar mit einem Asset zu verknüpfen. Auf diese Weise können Urheber nachvollziehen, wo ihre Assets verbreitet werden. 

Um Digital Rights Management anwenden zu können, benötigen Unternehmen ein DRM-Tool. Im Marketing hat sich der Einsatz von Systemen für das Digital Asset Management als DRM-Lösung bewährt. Damit können Unternehmen ihre digitalen Dateien und die zugehörigen Lizenzinformationen zentral organisieren.

Mit einer DAM-Plattform wie pixx.io kannst du den Zugriff auf urheberrechtlich geschütztes Material steuern und deine digitalen Assets gleichzeitig zentral in der Cloud organisieren, mit Kollegen und Externen teilen, Versionen bearbeiten und sämtliche digitale Assets deines Unternehmens sekundenschnell durchsuchen. 

Du schaffst also Übersicht über deine Digital Assets und gleichzeitig erhältst du volle Transparenz über Lizenzen und Nutzungsrechte.  

Das pixx.io DAM wird so zur Single Source of Truth für deine Medien und die dazugehörigen Rechte. Im Folgenden zeigen wir dir, wie pixx.io dein DRM unterstützt. 

Lizenzen zentral managen

Gerade in größeren Unternehmen mit vielen digitalen Media Dateien spielt Lizenz- Compliance eine wichtige Rolle. Ohne eine Lizenzmanagement-Software geht schnell der Überblick verloren und es drohen Abmahnungen.

Anders als bei anderen DAM-Systemen, bei denen Lizenzinformationen nur ein Freitextfeld oder eine externe Notiz sind, ist die Lizenz- und Rechteverwaltung bei pixx.io nativ integriert. Lizenzen, Model- und Property Releases sind direkt mit den jeweiligen Dateien verknüpft.

Mit pixx.io organisierst du bequem alle Lizenzinformationen zu abgelichteten Models und Gebäuden. Für jede Lizenz hinterlegst du den Lizenzanbieter, die Nutzungsart und optional die Lizenzdatei selbst und hast jederzeit alle Informationen und Ablaufdaten im Blick. Läuft eine Lizenz bald aus oder ist bereits abgelaufen, erkennst du das auf einen Blick. Zusätzlich kannst du dir einen täglichen Report einrichten, der dich proaktiv über auslaufende oder bereits abgelaufene Lizenzen und Releases informiert. Die Informationen sind direkt mit der jeweiligen Datei verknüpft, damit du sie über die pixx.io Suche sekundenschnell findest.

Da pixx.io in Deutschland entwickelt wird und ISO-zertifiziert ist, kannst du dich bei der Verwaltung sensibler Lizenz- und Vertragsdaten – etwa unterschriebener Model-Releases mit personenbezogenen Daten – zusätzlich auf hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards verlassen.

DRM-Schutz für deine Dateien

Ein Digital Rights Management System schützt nicht nur die Copyrights der Dateien, mit denen du arbeitest, sondern auch deine eigenen. In pixx.io stehen dir verschiedene Schutzfunktionen wie Verschlüsselung oder digitale Wasserzeichen zur Verfügung. 

Außerdem steuerst du mit dem DAM ganz einfach die Benutzerrechte einzelner Assets. Das bedeutet: Du entscheidest, was die Empfänger deiner Dateien dürfen und was nicht. Das betrifft zum Beispiel die Download-Möglichkeit.

Dateistatus für mehr Transparenz nutzen

Das Thema Copyright und Bildrechte ist komplex und nicht jeder im Team weiß immer genau Bescheid. Deshalb hat pixx.io einen Schutzmechanismus an Bord, der dein Team davor bewahrt, unbeabsichtigt Medien mit abgelaufener Lizenz zu verwenden. 

Durch die Verknüpfung deiner digitalen Assets mit einem Verfallsdatum für Lizenzen und dem Dateistatus ist auf einen Blick klar, welche Dateien sicher verwendet werden können und welche tabu sind. Außerdem legst du mit dem Dateistatus eindeutig fest, welche Dateien für welchen Zweck verwendet werden dürfen.

Tipp: pixx.io bietet ein Lizenz-Reporting, mit dem du auf einen Blick siehst, welche Lizenzen demnächst ablaufen werden. Was du mit dem Reporting noch alles sehen kannst, erfährst du im pixx.io Helpcenter.

Zugriff moderieren für noch mehr Schutz

Damit die Media Dateien in deinem Unternehmen nicht in die falschen Hände geraten oder nicht ordnungsgemäß verwendet werden, bietet pixx.io erweiterte Schutzfunktionen, die den Zugriff sicher organisieren.

Das bedeutet zum Beispiel, dass du Rechte und Rollen klar festlegen und steuern kannst. Damit verhinderst du, dass Dateien von Unbefugten verwendet werden. 

Für Enterprise-User stellt pixx.io außerdem eine Reihe von Funktionen für strukturiertes Benutzermanagement zur Verfügung. Dazu gehören externe Benutzerverwaltung, beispielsweise LDAP, Active Directory oder Azure AD, zur Verfügung, und Single-Sign-On.

Erleichterung bei der proaktiven Auskunftspflicht

Arbeitest du mit Urhebern von Bildern, Videos oder anderen Werken zusammen? Dann musst du einmal jährlich der betreffenden Media Dateien geben. Mit der Nachweisfunktion in pixx.io erfüllst du deine Nachweispflicht ohne Aufwand.

Diese Funktion erleichtert dir die Dokumentation und die Zusammenstellung aller Informationen für die jährliche Auskunft. Und das Beste: Du hast jederzeit den Überblick darüber, wer welche Dateien für welchen Zweck genutzt hat. 

Für Urheber und Unternehmen ist DRM ein wichtiges Thema, auch wenn es zunächst Zeit und Aufwand erfordert. Einmal aufgesetzt, bietet Digital Rights Management deinem Unternehmen allerdings Sicherheit im Media Management und stärkt die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Grafikern, Designern und Fotografen.

Wenn du eine moderne, flexible und sichere Lösung für Digital Rights Management suchst, wirst du bei pixx.io fündig. Damit hast du Copyrights sicher im Griff und bringst ganz nebenbei mehr Effizienz in dein Media Management. 

Funktionen wie Teilen mit wenigen Klicks, Feedbackmöglichkeiten direkt an Dateien und eine Power-Suche steigern deine Produktivität und sparen deinem Unternehmen jeden Tag Zeit.

Teste pixx.io kostenlos, wenn du den vollen Funktionsumfang des DAM-Tools entdecken willst.

Was ist DRM und was beinhaltet es?  

DRM (Digital Rights Management) bezeichnet Systeme und Prozesse, mit denen Unternehmen die Nutzungsrechte an digitalen Medien wie Bildern, Videos und Grafiken verwalten und durchsetzen. Dazu gehören die Dokumentation von Lizenzen und Model-Releases, die Definition erlaubter Nutzungsarten, das Nachverfolgen von Ablaufdaten und technische Maßnahmen, die eine unautorisierte Nutzung einschränken. 

Was sind DRM-Lizenzen und wie kann man sie übertragen? 

DRM-Lizenzen sind vertragliche Nutzungsrechte, die festlegen, wer ein digitales Asset in welchem Umfang verwenden darf. Eine Übertragung erfolgt durch eine schriftliche Vereinbarung mit dem Rechteinhaber, zum Beispiel als Rechteübertragung im Rahmen eines Vertragswechsels. Die neuen Nutzungsbedingungen sollten dabei zusammen mit dem Asset dokumentiert werden, damit sie im Team jederzeit nachvollziehbar bleiben. 

Ist DRM dasselbe wie Kopierschutz? 

Nein, Kopierschutz ist nur ein Teilbereich von DRM. Er beschreibt technische Maßnahmen, die das unerlaubte Vervielfältigen einer Datei verhindern, während DRM als übergeordnetes Konzept auch die Rechteverwaltung, Lizenzdokumentation und Nutzungsnachverfolgung umfasst. 

Was ist der Unterschied zwischen DRM und DAM? 

DRM konzentriert sich auf die Verwaltung und Durchsetzung von Nutzungsrechten, während DAM das gesamte System zur Organisation, Speicherung und Verteilung digitaler Assets bezeichnet. In der Praxis ist DRM meist ein integrierter Bestandteil eines DAM-Systems: Das DAM verwaltet die Dateien, das DRM darin die dazugehörigen Rechte und Lizenzbedingungen. 

Brauchen Unternehmen DRM oder reicht ein DAM? 

Je komplexer die Asset-Landschaft eines Unternehmens ist, desto wichtiger wird eine DRM-Lösung. Bei wenigen selbst erstellten Assets ohne Lizenzbeschränkungen kann ein einfaches DAM ausreichen. Sobald jedoch mehrere Lizenzgeber, Model-Releases, Ablaufdaten oder internationale Nutzungsbeschränkungen ins Spiel kommen, wird eine DAM-Lösung mit integriertem DRM zur Voraussetzung für rechtssichere Nutzung. 

Wie verwaltet ein DAM Nutzungsrechte und Ablaufdaten? 

Ein DAM mit integriertem Lizenzmanagement verknüpft Nutzungsrechte, Lizenzdateien und Ablaufdaten direkt mit dem jeweiligen Asset als Metadaten. Nutzer sehen so beim Öffnen einer Datei sofort, welche Lizenz gilt und bis wann sie läuft. Läuft eine Lizenz bald ab oder ist bereits abgelaufen, lässt sich das über automatische Reports oder visuelle Hinweise direkt am Asset erkennen. So können Teams rechtzeitig reagieren. 

Wie verhindert man die Nutzung von Medien mit abgelaufener Lizenz? 

Der zuverlässigste Weg in pixx.io ist das Teilen von dynamischen Kollektionen oder Portalen mit einem Filter für gültige Lizenzen. Assets mit abgelaufener oder fehlender Lizenz werden dabei automatisch aus der geteilten Auswahl ausgeschlossen, ohne dass jemand die Inhalte manuell prüfen oder aktualisieren muss. Sobald eine Lizenz abläuft, verschwindet das betroffene Asset automatisch aus der Freigabe.