Starke Teamarbeit dank Collaboration Tools

Ein starkes Unternehmen verfügt über ein starkes Team. Denn nur durch gute Kommunikation und reibungslose Zusammenarbeit kann langfristiger Erfolg entstehen. Um diese Zusammenarbeit zu erleichtern und zu stärken bieten sich insbesondere Collaboration Tools an. Diese digitalen Tools erleichtern den Arbeitsalltag enorm. Wir erklären, welche Collaboration Tools es gibt und welche Vorteile und Features sie haben. 

Kollaborationstools erlauben es dir, mit deinen Kolleginnen und Kollegen effizient zusammenzuarbeiten, unabhängig vom Standort. Sie dienen der Organisation, der Kommunikation und der Koordination von Projekten. Je nach Einsatzbereich verfügen sie über verschiedenen Features. Für digitale Unternehmen ist die Zusammenarbeit mittels Collaboration Tools online ein großer Zugewinn, der Übersicht und Flexibilität schafft. 

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Tools und Software-Lösungen, die versprechen, die Teamarbeit zu erleichtern. Welche davon für dein Unternehmen nützlich und sind, hängt von euren Bedürfnissen und Prozessen ab. Die Kollaborationstools lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. 

Kommunikation 

In vielen Unternehmen ist hybrides Arbeiten mittlerweile gang und gäbe. Um trotzdem standortübergreifend zusammenarbeiten zu können, ist eine Collaboration Plattform zur Kommunikation daher ein Muss. Für Video-Meetings bieten sich Zoom, Mircosoft Teams oder Google Meet an. All diese Tools erlauben nicht einfach bloß Videocalls, sondern haben zusätzliche Features, wie das Teilen des Bildschirms und das Kreieren von Breakout Rooms, um in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten. 

Zur schriftlichen Kommunikation könntest du natürlich auf E-Mails zurückgreifen, dies ist aber ineffizient und hemmt den regen Austausch. Besser ist hier eine Chatsoftware wie Slack oder auch Teams. In solchen Tools können sowohl Privatnachrichten ausgetauscht als auch Channels bespielt werden. 

Projektmanagement 

Im Projektmanagement hat sich insbesondere die Kanban-Methode für agiles Arbeiten durchgesetzt, um Aufgaben zuzuweisen und immer auf dem aktuellen Stand zu sein. Hierbei werden die verschiedenen Aufgaben als Karten in Boards organisiert. Geeignete Colaboration Tools sind beispielsweise Trello oder Asana. Damit bleibt jeder auf dem aktuellen Stand. 

In der Softwareentwicklung ist außerdem Jira sehr beliebt. Monday ist ein weiteres Collaboration Tool im Projektmanagement, das Automatisierungen erlaubt. Viele dieser Lösungen lassen sich in andere Kollaborationssoftware integrieren, beispielsweise in Slack. 

Kreative Zusammenarbeit 

Auch für den kreativen Austausch und zur gegenseitigen Inspiration können Online Collaboration Tools zum Einsatz kommen. In Miro könnt ihr Brainstormings durchführen und gemeinsam Ideen sammeln. Eure Boards könnt ihr dabei kreativ gestalten, anstatt mit bloßen Notizen zu arbeiten.  

Für die gemeinsame Erstellung von Designs bietet sich Canva an. Hier können Teammitglieder zusammen an einer Grafik arbeiten. In Figma wiederum können Designs nicht nur angelegt, sondern auch direkt gefeedbackt werden.  

Filesharing und Medienverwaltung 

Die erstellten Grafiken und Designs können dann in einem weiteren Collaboration Tool online in der Cloud abgelegt werden. So werden sie zentral verwaltet und lassen sich leicht teilen. Für die einfache Ablage kleinere Dateimengen sind Cloud-Speicher wie Dropbox oder Google Drive ausreichend. 

Eine bessere Alternative zu Dropbox stellt ein Digital Asset Management dar. Dateien können hier zentral und übersichtlich gemanaged, gefunden und geteilt werden. Hier bietet sich z. B. pixx.io an. Willst du neben Media Dateien auch Produktdaten anlegen, bietet sich zusätzlich ein PIM wie Atamya an. 

Weitere Collaboration Tools 

Neben den genannten gibt es noch viele weitere Plattformen, die die Zusammenarbeit von Teams erleichtern. Im CRM bietet sich HubSpot an, um Kundendaten für alle Kollegen griffbereit zu verwalten und gemeinsam an beispielsweise E-Mail-Kampagnen zu arbeiten. In Notion kann zentral Wissen gesammelt und so eine Datenbank angelegt werden. Und Google Workspace oder Office 365 gehören ohnehin zu den absoluten Standard-Tools, mit denen Texte, Präsentationen und Tabellen gemeinsam erstellt oder einfach geteilt werden können. 

Kollaborationstools verfügen über eine Reihe von Vorzügen: 

• Ortsunabhängiges Arbeiten, was besonders für internationale Teams geeignet ist 

• Hybrides Arbeiten, was wiederum zu einer verbesserten Work-Life-Balance beiträgt und dadurch Stress reduziert 

• Zentral gesammeltes Wissen, auf das das ganze Team zugreifen kann 

• Erleichterte Kommunikation 

• Übersicht über Verantwortlichkeiten und Projektfortschritte 

• Zentral abgelegte Dateien, wodurch Dateien leicht auffindbar und teilbar werden

Wie bereits erwähnt ist auch ein DAM ein ideales Kollaborationstool, das es deinem Team nicht bloß erlaubt, Dateien abzulegen und zu teilen, sondern noch viel mehr Features bietet. In pixx.io kannst du den Dateistatus nutzen, um deinen Kollegen zu signalisieren, ob und wie sie eine Datei verwenden dürfen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, kannst du innerhalb des Collaboration Tools entsprechende Bildlizenzen hinterlegen und wirst darauf hingewiesen, wenn sie ablaufen. 

Bilder kannst du nicht nur per Link teilen, sondern auch einsammeln. So werden sie direkt in deinen Mediaspace hochgeladen, ohne den Umweg über den Desktop gehen zu müssen. Das funktioniert nicht nur innerhalb deines Teams, sondern auch mit externen Stakeholdern.  

Feedback kannst du dir ebenfalls direkt im DAM abholen, es kann direkt in den Kommentaren bei den jeweiligen Dateien hinterlassen werden. Außerdem kannst du verschiedene Bildzuschnitte hinterlegen, sodass dein Team die richtigen Formate direkt passend herunterladen kann.  

Möchtest du deine Bilder bearbeiten oder in anderen Kollaborationstools verwenden, geht das leicht über die jeweilige pixx.io-Integration, die API-Schnittstelle oder eine Anbindung über Make. So verknüpfst du die verschiedenen Collaboration Tools miteinander und eliminierst mögliche Reibungspunkte.

Collaboration Tools sind für Teams, die online arbeiten, ein absolutes Muss. Die verschiedenen Software-Lösungen mit ihren zahlreichen Features sorgen für effiziente, ortsunabhängige Zusammenarbeit uns zentralisieren die wichtigsten Inhalte und Medien für alle zugänglich. Viele der Tools lassen sich auch miteinander verknüpfen, was die Arbeit weiter erleichtert und Prozesse weiter optimiert 

Ein Digital Asset Management ist eine gute Ergänzung, für Teams, die mit vielen Medien und Dateien arbeiten. Es ist die ideale Ergänzung zu weiterer Collaboration Software und darf in keinem digitalen Unternehmen fehlen. Willst du dich selbst überzeugen? Dann teste pixx.io jetzt 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.