Mit einem guten Content Management Prozess landet der richtige Content zur richtigen Zeit auf den passenden Kanälen deines Unternehmens. Doch wie sieht dieser Prozess in Zeiten von KI, knappen Budgets und kleinen Marketingteams idealerweise aus? Hier bekommst du einen Überblick und Tipps für einen reibungslosen Content-Workflow.
Content Management ist relevant für alle Unternehmen, die ihren Kunden nicht nur gute und hilfreiche Produkte, sondern auch wertvolles Wissen rund um die Nutzung und den Mehrwert der Produkte bieten wollen.
Dabei ist es egal, in welcher Form du Content bereitstellst – ob als Text, Bilder, Videos, Grafiken, Präsentationen oder andere digitale Assets. Wichtig ist, dass du deine Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert organisierst. Dabei unterstützt dich der Content Management Prozess: Er umfasst alle Schritte von der Idee zum fertigen Inhalt und von der Distribution bis zur Analyse und Optimierung.
Digitale Teams nutzen Software, um ihren Content Management Prozess damit möglichst effizient zu gestalten. Gängige Tools, die Content Managern das Leben leichter machen, sind zum Beispiel folgende:
Wenn dein Unternehmen besonders viel Content produziert und mehrere Kanäle bespielt, unterstützt dich eine Software für Digital Asset Management (DAM) dabei, deine Mediendateien und Content-Bibliotheken einfach zu managen. Viele DAM-Lösungen verbinden sich mit CMS-, Shop- und Designtools und sorgen für einen durchgehenden Content Management Prozess.
Der Content Management Prozess lässt sich grob in folgende fünf Phasen unterteilen:
Ein durchdachter Content Management Prozess spart deinem Team viel Zeit und macht dein Content Marketing skalierbar. Doch ein guter Plan allein reicht nicht aus, um guten Content zu produzieren. Sehen wir uns als nächstes die größten Herausforderungen für Content Manager an.
Eine Umfrage unter B2B-Marketers zeigt: Vor allem die konstante Erstellung von hochwertigem Content bereitet vielen Teams Probleme. Auch die Differenzierung und eine gute Conversion-Rate fallen vielen Content Managern heute schwer. Welche Herausforderungen Content-Verantwortliche noch sehen und was sie dagegen tun können, zeigt die folgende Übersicht.
1. Qualität und Quantität in Einklang bringen
Laut einer ZHAW-Studie sehen 42 Prozent der Unternehmen die Qualität als größte Herausforderung, 38 Prozent haben Schwierigkeiten, überhaupt regelmäßig Inhalte zu erstellen. Gleichzeitig werden Personal und Budget immer knapper. Viele Teams setzen deshalb auf Künstliche Intelligenz. Allerdings sind die Ergebnisse oft nur durchschnittlich. – das ist deine Chance, mit Qualität zu punkten.
💡 Tipp: Setze auf Qualität statt Masse. KI kann dir helfen, bei Recherchen, ersten Entwürfen oder Bildideen effizienter zu arbeiten. Der Feinschliff und die Kreativität müssen jedoch von dir kommen. Hervorragender Content entsteht nicht im „Kopf“ einer KI, sondern durch menschliches Denken.

2. Tool-Wildwuchs und ineffiziente Workflows
Wenn Content in Excel-Listen geplant, per Mail abgestimmt und in Dropbox abgelegt wird, verliert dein Team wertvolle Zeit. Nur 26 Prozent der Unternehmen nutzen laut Content Marketing Institute passende Technologien, um Content abteilungsübergreifend effizient zu managen. 41 Prozent berichten von Problemen mit Workflows und Freigaben. Das kostet nicht nur Nerven, sondern führt auch zu Inkonsistenz und verpassten Deadlines.
💡 Tipp: Ein einheitlicher Content Workflow mit definierten Zuständigkeiten sorgt für Struktur und Übersicht. Mit einem zentralen Redaktionsplan und wiederkehrenden Meetings bleibt alles auf Kurs. Und Tools wie ein DAM-System helfen dir, Inhalte, Bilder und Dateien an einem Ort zu organisieren, schnell zu finden und mehrfach zu nutzen.
3. Immer mehr Kanäle, immer weniger Sichtbarkeit
Die Art wie User sich durchs Internet bewegen und mit Content interagieren, verändert sich rasant. Deine Zielgruppen sind heute auf immer mehr Plattformen unterwegs – von LinkedIn über Instagram bis TikTok. Gleichzeitig ändern sich Algorithmen ständig.
36 Prozent der Unternehmen geben an, dass sie mit der Content-Distribution kaum noch Schritt halten. 64 Prozent der B2C-Marketer nennen Googles SEO-Updates als große Herausforderung für ihre Content Planung. Die Folge: Selbst gute Inhalte erreichen ihr Publikum nicht mehr so einfach wie früher.
💡 Tipp: Fokussiere dich auf relevante Kanäle. Du musst nicht überall gleichzeitig aktiv sein. Analysiere, wo deine Zielgruppen wirklich unterwegs sind, und setze deine Ressourcen dort ein. Bediene lieber einen Kanal richtig als fünf halbherzig.
4. Erfolgskontrolle und ROI-Messung
Viele Unternehmen sammeln zwar Daten über ihre Content Performance, aber nutzen sie nicht. 30 Prozent der Marketer tun sich schwer, den Erfolg ihrer Maßnahmen zu messen, 25 Prozent können den ROI von Content nicht beziffern. Dabei sind es genau diese Werte, die zeigen, wie effektiv dein Content ist.
Auch bei der datenbasierten Personalisierung gibt es Nachholbedarf: Viele Unternehmen verpassen die Chance, ihre Inhalte besser auf Zielgruppen zuzuschneiden.
💡 Tipp: Definiere relevante KPIs und nutze Content-Controlling. Dafür kannst du Tools verwenden, die deine Content-Performance sichtbar machen. Dabei solltest du allerdings nicht nur Klicks messen, sondern auch Leads, Engagement oder Conversion-Rates im Blick haben. Was gut funktioniert, kannst du verstärken. Was nicht läuft, optimierst du oder sortierst es aus.
5. Technologiewandel und fehlende KI-Kompetenz
KI-Tools wie ChatGPT oder Midjourney sind aus dem Content-Alltag kaum noch wegzudenken. Aber viele Teams wissen nicht, wie sie diese Tools sinnvoll einsetzen sollen. 36 Prozent der Marketer fehlt laut Kantar das nötige Know-how. Und fast die Hälfte der Unternehmen sieht den Verlust menschlicher Qualität als Risiko.
Neben KI erfordern auch neue Plattformen, Formate oder Datenschutzregeln ständige Weiterentwicklung im Team.
💡 Tipp: Ermögliche deinem Team Weiterbildungen, Tool-Schulungen oder Kreativ-Workshops. Schaffe eine Kultur, in der Neues ausprobiert werden darf und lege klare Spielregeln für den Einsatz von KI fest. Denn: KI-Kompetenz ist kein Nice-to-have, sondern seit Februar 2025 Pflicht. Die KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI-Tools einsetzen, ihre Mitarbeiter über Potenziale und Gefahren solcher Tools aufzuklären.
Du brauchst gute Inhalte, um neue Leads und Kunden zu gewinnen. Und für gute Inhalte brauchst du einen klar strukturierten und effizienten Content Management Prozess. Setze dabei auf Qualität und Tools, die dein Team weiterbringen, statt es auszubremsen.
Ein DAM-System wie pixx.io unterstützt dich dabei: mit strukturierter Medienverwaltung, schlanken Workflows und vielen Funktionen für die nahtlose Zusammenarbeit im Team und mit anderen Tools wird aus Content-Chaos ein skalierbares Content-System. Probiere das DAM jetzt kostenfrei aus.
Quellen: