Bildverwaltung im Unternehmen: So findest du die richtige Software

Ob in Marketingabteilungen oder Agenturen: Wo die Arbeit mit Bildern an der Tagesordnung ist, darf eine professionelle Bildverwaltungssoftware nicht fehlen. Welche Vorteile das richtige Tool für deine Workflows bietet und wie du es findest, erfährst du in diesem Artikel.

Mit dem Siegeszug der digitalen Fotografie und Mediengestaltung wurde das Verwalten von Bildern immer wichtiger und relevanter für viele Anwender. Fotoverwaltungssoftware oder Bilddatenbanken vereinfachen das Bildmanagement und gehen über die reine Verwaltung von Bildern hinaus.

Bildverwaltungssoftware ist mehr als ein Programm zum Bilder sortieren – denn damit kannst du zum Beispiel Bilder bearbeiten, präsentieren oder teilen. Mit Medienarchiven und -datenbanken lassen sich außerdem nicht nur Fotos verwalten, sondern auch Videos, Audios oder Grafiken organisieren. Im professionellen Kontext sind diese Tools als Digital Asset Management (DAM) oder Media Asset Management bekannt.

Eine Software für die Bildverwaltung lohnt sich für alle Unternehmen, die regelmäßig mit Bildern arbeiten – egal ob Produktfotos für den E-Commerce-Shop, Grafiken für Social-Media-Posts oder Visuals für die nächste Kampagne.

Tipp: Erfahre, welche Teams besonders von DAM-Software für die Verwaltung ihrer Mediendateien profitieren.

Praxisbeispiel: Wie Bild­ver­wal­tungssoftware im Alltag hilft

Du kennst das sicher: Dein Kollege chattet dich an, weil er dieses eine Bild aus der letzten Weihnachts-Kampagne sucht. In der wirren Ordnerstruktur eures firmeninternen Servers wurde er nicht fündig und auf seinem eigenen Computer liegt nur ein Entwurf, aber nicht die finale Grafik. Ihr geht also gemeinsam auf die Suche. Das kostet Zeit und Nerven.

Mit einer Fotoverwaltungssoftware passiert dir das nicht: Du gibst in das Suchfeld einfach „Kampagne Weihnachten 2021“ ein und siehst auf einen Blick alle Bilder mit diesem Schlagwort. Durch weitere Filter und Sortiermöglichkeiten kommst du noch schneller zum Ziel und findest die originale Datei im richtigen Format inklusive Lizenzinformation. 

Die Tabelle fasst zusammen, was eine moderne Fotoverwaltungssoftware mindestens bieten muss, damit sie dir im Arbeitsalltag effektiv Arbeit abnehmen und Zeit sparen.

Das Organisieren von Fotos, Grafiken und anderem Bildmaterial wird bei einer wachsenden Zahl an Dateien sowohl für Hobbyfotografen und Kreative als auch für Marketingabteilungen und Design-Verantwortliche in Unternehmen zur Herausforderung. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen in beiden Bereichen.

Welche die beste Bildverwaltung ist, hängt vom Einsatzzweck, deinen Anforderungen und dem Funktionsumfang der Software ab. Außerdem gibt es für Hobbyfotografen andere Lösung als für Unternehmen. 

Für Unternehmen spielen oft der Funktionsumfang und das Thema Sicherheit eine große Rolle. Deshalb sind beispielsweise Rollen und Berechtigungskonzepte gefragt, damit verschiedene Anwender sicher mit einem Medienpool arbeiten können.

Eine gute Software für die Fotoverwaltung sollte außerdem viele Integrationen mitbringen. Damit werden Bilder und Medien direkt aus Fotosoftware von Adobe und Co. in bestehende Workflows und Tools eingebunden.

Diese DAM-Tools für die Verwaltung von Bildern in Unternehmen gibt es unter anderem:

• pixx.io: Das Digital Asset Management von pixx.io ist die einfache Lösung für Teams, um alle ihre Bilder, Videos, Grafiken und Audios zu organisieren und zu teilen. Das DAM-Tool ist einfach zu bedienen und bietet vor allem Marketingteams einen zentralen Ort für alle Media Dateien und für wichtige Workflows wie Freigabe-Prozesse oder Abstimmungen

• Dropbox Business: Die Business-Option von Dropbox enthält alle Funktionen, die auch Privatnutzer an Dropbox schätzen. Einige Features sind allerdings erweitert und ermöglichen unter anderem die Zusammenarbeit im Team.

• Spezielle Enterprise DAM-Lösungen: Für große Unternehmen mit individuellen Ansprüchen und Workflows gibt es Anbieter, die eine speziell auf sie zugeschnittene Digital Asset Management-Lösung anbieten können. Ein solches Enterprise-DAM ist aufgrund des hohen Implementierungsaufwands allerdings nicht sofort einsatzbereit und oft mit hohem Kosteneinsatz verbunden.

Lesetipp: Eine Frage, die sich viele Unternehmen beim Thema Bildverwaltung stellen, ist die Frage nach dem Speicherort. In unserem Blog vergleichen wir Cloud- und On-Premise-Lösungen für dich.

Die Software von pixx.io geht über die Basis-Funktionen einer Bildverwaltung hinaus und bietet erweiterte Möglichkeiten für Teams, die ihre Bilder und Medien noch einfacher organisieren wollen. Mit seinen Funktionen erfüllt pixx.io alle typischen Anforderungen, die Teams in Marketingabteilungen oder Agenturen an eine Bildverwaltung haben.

Durch eine intuitive Benutzeroberfläche finden sich auch neue Kollegen und externe Partner schnell und unkompliziert in dem Tool zurecht. Das garantiert eine hohe Akzeptanz des Tools in deinem Team. Die Bildverwaltung bietet noch weitere Funktionen, wie Lizenzmanagement, Freigabe-Workflows oder Integrationen in Drittsoftware.

Mit einem professionellen Bildmanagement schaffst du in deinem Unternehmen einen zentralen Ort für Bilder und Grafiken. Statt auf dem Desktop deiner Kollegen oder in mehrfacher Ausführung auf dem Firmenserver existieren sie in einer Umgebung, die das gesamte Team nutzen und einfach durchsuchen kann.

Digitale Bildverwaltung hilft dir, den gesamte Medienpool deines Unternehmens zu katalogisieren, zu verschlagworten und strukturiert zu organisieren. Stundenlanges Suchen nach Bildern gehört damit der Vergangenheit an.

Die 3 wichtigsten Vorteile von professionellem Bildmanagement

• Ein zentraler Ort für alle Bilder und Grafiken: Durch die Verwendung einer Bildverwaltung bekommen alle Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Bilder und Medien. Sie können jederzeit und von überall darauf zugreifen. Die Rollen und Berechtigungen werden passend für dein Team angelegt.

• Das richtige Bild immer zur Hand: Praktische Funktionen wie die Verschlagwortung und ausgeklügelte Such- und Filteroptionen unterstützen dich dabei, immer das passende Bild im passenden Format zu finden.

• Lizenzmanagement für Sicherheit im Arbeitsalltag: Mit der integrierten Organisation von Bildlizenzen wird die Verwendung von Bildern in deinem Team sicher. Smarte Tools wie pixx.io zeigen dir und deinen Kollegen immer an, wofür ein Bild verwenden werden darf. Läuft eine Lizenz aus, wirst du direkt benachrichtigt.

Privatanwender stehen zwar ebenfalls vor der Herausforderung, Ordnung und Übersicht in ihre Fotosammlung zu bringen. Darüber hinaus benötigen sie aber höchstens noch eine Präsentations- oder Diashow-Funktion oder die Möglichkeit, ihre Bilder mit anderen zu teilen. Das sind mögliche Problemlöser für private Benutzer:

• Adobe Lightroom: Bearbeiten, Verwalten und Teilen – die Komplettlösung für Fotografen. Einfach eigene Presets erstellen und die Rohdaten im Stapel bearbeiten. In der Bibliothek sind in einer Übersicht alle Fotos im Raster oder Vollbild zu sehen.

• Google Fotos (früher Picasa): Die private Bildersammlung in der Cloud. Google Fotos ist der Nachfolger der Foto-Funktion im Social Media Netzwerk Google + und dem Anbieter Picasa. Durch maschinelles Lernen erkennt Google bspw. Personen und kann diese Gruppen zuordnen.

• Dropbox: Der umfassende Cloudspeicher. Neben Bildern können auch andere Dokumente und Dateien in Ordnern abgelegt werden. Die Funktionen in Dropbox sind nicht auf Fotos spezialisiert und fokussieren sich auf die Speicherung in der Cloud.

Was macht ein Bild­verwaltungs­system?

Mit einem Bildverwaltungs-Tool speicherst du Fotos und Grafiken. Durch Ordnungs- und Filterfunktionen werden die Dateien durchsuchbar und übersichtlich. Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang. Einige Bildverwaltungen bieten Bearbeitungsmöglichkeiten, andere fokussieren sich auf das Präsentieren und Teilen von Bildern. 

Welche Fotoverwaltungssoftware ist die beste für Unternehmen?

Welches die beste Software für die Fotoverwaltung in deinem Unternehmen ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Es gibt also nicht eine Lösung für alle. Trotzdem gibt es zwei Punkte, die dein Tool unbedingt erfüllen sollte:

1. Eine gute Software für Bildverwaltung ist einfach aufgebaut und lässt sich intuitiv bedienen.

2. Die Lösung wird stetig weiterentwickelt und passt sich neuen Dateiformaten oder Endgeräten an.
   

Was kostet eine Bildverwaltungs­software?

Die Preisgestaltung ist so individuell wie der Funktionsumfang von Bildverwaltungssoftware. Einige Anbieter liefern dir eine Software, die du einmalig kaufst und auf deinem Computer installierst. Viele moderne Tools, wie die Bildverwaltung von pixx.io, werden dir als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Das heißt, der Betreiber kümmert sich um Updates, Performance, IT-Infrastruktur und Datensicherheit.

Ein SaaS-Tool für die online Bildverwaltung buchst du auf flexibler Abo-Basis und bezahlst monatlich für die Verwendung. Du holst dir damit ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für deine Bildverwaltung und kannst das Abo jederzeit beenden oder erweitern.

Sieh dir mal die Preise von pixx.io an, um dir einen Eindruck zu machen. So siehst du auch direkt, welches Paket welche Funktionen enthält.