Wie nutze ich Rollen & Rechtegruppen?

Kurz gesagt

Mit den Einstellungen zu den Rechtegruppen in pixx.io vergibst du Upload-, Download-, Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für Media Dateien, sowie die Freigabe für bestimmte Funktionen und Mediaspace-Bereiche. Mit einer Zuordnung deiner Benutzer zu einer Rechtegruppe legst du fest, wer im pixx.io Mediaspace was und in welchem Umfang machen darf.

Wer kann diese Funktion nutzen?

• Jeder Benutzer, der das Recht „Benutzer & Rechte“ hat

Hier lernst du:

• Rechte zuweisen in pixx.io: Verwaltung der pixx.io Rechtegruppen in der Übersicht

• Benutzerrechte bearbeiten in pixx.io: Rechtegruppen neu erstellen und bearbeiten

• Häufig gestellte Fragen zu Rollen und Rechtegruppen

Rechte zuweisen in pixx.io: Verwaltung der pixx.io Rechtegruppen in der Übersicht

So gelangst du als Administrator zur Übersicht deiner Rollen und Berechtigungen

1. Klicke mit der Maus auf das Account-Symbol oben rechts

2. Schwebe mit der Maus über Einstellungen

3. Klicke auf Verwaltung & Einstellungen

4. Klicke in der linken Leiste auf Rechtegruppen unter dem Abschnitt Einstellungen

Tipp: Am schnellsten öffnest du die Teamrolleneinstellung über die H.U.L.A.-Search. Suche einfach nach /rechtegruppen.

Die Übersicht zu den Berechtigungseinstellungen zeigt dir auf einen Blick, wie viele Rechtegruppen es in deinem pixx.io Mediaspace gibt und wie viele aktive und inaktive Benutzer jeweils in diesen enthalten sind.

In der Spalte Gast-Rechtegruppe siehst du, ob diese Rechtegruppe eine Gast-Rechtegruppe ist.

Die Spalte User Sync sagt dir, ob eine Rechtegruppe aus einem Active Directory Server übertragen oder lokal hier im Editor angelegt wurde.

Hinweis: Active Directory Server sind externe Server zur Organisation und Gruppierung von Benutzern. Über die Anbindung eines solchen Servers an pixx.io können diese Gruppen und darin enthaltene Benutzer übertragen werden.

Benutzerrechte bearbeiten in pixx.io: Rechtegruppen neu erstellen und bearbeiten

Du willst Berechtigungen verändern? So bearbeitest du eine bestehende Rechtegruppe in pixx.io:

1. Schwebe mit der Maus über die Rechtegruppe deiner Wahl

2. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten

3. Wähle Editieren, um die Rechtegruppe zu bearbeiten

   1. Individualisiere die Einstellungen, indem du die entsprechen Checkboxen aktivierst

   2. Bestätige deine Eingaben mit dem Speichern Button

4. Oder wähle Löschen, um die Rechtegruppe zu löschen

So legst du eine neue Rechtegruppe in pixx.io an

1. Klicke auf den Neue Rechtegruppe Button

2. Gib einen Namen für deine Rechtegruppe in das Eingabefeld ein

3. Individualisiere die Einstellungen, indem du die entsprechen Checkboxen aktivierst

4. Bestätige deine Eingaben mit dem Speichern Button

Hinweis: Du hast außerdem die Möglichkeit, eine bereits bestehende Rechtegruppe einfach zu duplizieren. Die Option Duplizieren findest du über das Drei-Punkte-Menü. Dadurch wird eine Rechtegruppe mit gleichen Rechten erstellt.

Sobald du eine Rechtegruppe neu erstellst oder bearbeitest, hast du folgende Optionen in Form von Reitern zur Verfügung:

Allgemeines

• Gast-User

  Diese Gruppe hat nur Sicht- und Downloadrechte für bestimmte oder alle Ordner (je nachdem, was du beim Erstellen der Rechtegruppe ausgewählt hast). Gast-User haben auch die Möglichkeit, Kollektionen extern zu teilen und Kollektionen zu erstellen, sofern ihnen das Recht gegeben ist. Ein weiterer Aktionsumfang ist nicht möglich.

• Wasserzeichen auf alle Medien

  Durch dieses Recht werden allen Benutzern der Rechtegruppe Media Dateien in der Medienübersicht und in der Einzelmedienansicht mit dem aktuell eingestellten Wasserzeichen angezeigt.

• Admin-Rechte

  Durch Aktivierung dieses Rechts vergibst du der Rechtegruppe Administratorrechte. Weitere Rechteeinstellungen sind dann nicht mehr nötig. Deswegen werden alle folgenden Checkboxen deaktiviert, weil jene Rechte automatisch inkludiert sind.

Zugriffseinstellung Ordner

Die Einstellungen im Reiter Ordner bestimmen, welche Media Dateien die Anwender der Rechtegruppen sehen (Ordner anzeigen) und editieren (Medien bearbeiten) können. Zudem stellst du hier ein, ob und wohin Benutzer neue Inhalte hochladen dürfen (In Ordner hochladen). Außerdem bestimmst du, welche Ordner umbenannt und gelöscht, sowie in welchen Ordnern neuen Unterordner erstellt werden dürfen (Ordner bearbeiten).

Hinweis: Das hier erteilte Bearbeitungsrecht für Inhalte eines Ordners bezieht sich zunächst nur auf die eigenen Media Dateien des Benutzers, die in diesem Ordner liegen. Erst in Kombination mit dem weiteren Recht "Fremde Medien bearbeiten" (im Reiter Freigaben und Funktionen) erhält der Benutzer die Möglichkeit, auch Media Dateien, die einem anderen User gehören, zu editieren

Zugriffseinstellung Dateistatus

Unter den Einstellungen im Reiter Dateistatus entscheidest du, ob Benutzer in dieser Rechtegruppe Media Dateien mit einem bestimmten Status sehen können (Medien mit Status sehen), welchen Status sie vergeben dürfen (Status vergeben) und welcher Dateistatus automatisch vergeben wird, falls dieser Benutzer eine Media Datei in den Mediaspace hochlädt (Status bei Upload vergeben).

Zugriffseinstellungen Freigaben und Funktionen

Abschnitt Medien

In diesem Abschnitt stellst du ein, was Benutzer der Rechtegruppe mit eigenen und fremden Medien machen dürfen.

• Eigene Medien löschen

  Erlaubt es den Benutzern, Media Dateien, die sie selbst in einen Ordner hochgeladen haben, in dem sie ein Bearbeitungsrecht haben, wieder zu löschen.

• Fremde Medien löschen

  Der Benutzer kann Media Dateien löschen, wenn diese von anderen pixx.io Benutzern in Ordner hochgeladen wurden, für die sie das Bearbeitungsrecht haben.

• Freie Schlagwortwahl

  Dieses Recht erlaubt Benutzern, bei der Verschlagwortung Begriffe zu vergeben, die noch nicht im pixx.io Wörterbuch vorhanden sind. Vergibt der Benutzer ein komplett neues Schlagwort, wird dieses dadurch automatisch auch in das Wörterbuch aufgenommen.

• Medien kommentieren

  Die pixx.io Kommentar-Funktion kann (mit Ausnahme des Status-Kommentar) erst nach Freigabe dieses Rechts genutzt werden.

• Intern geteilte Medien bearbeiten

  Mit dieser Erlaubnis können Benutzer Media Dateien, die ihnen via internem Teilvorgang zugänglich gemacht wurden, unabhängig von der Ordnerzuweisung bearbeiten. Handelt es sich um Media Dateien anderer Benutzer, wird zusätzlich das Recht "Fremde Medien bearbeiten" benötigt.

• Fremde Medien bearbeiten

  Benutzer mit diesem Recht können Media Dateien bearbeiten, die von anderen pixx.io Benutzern hochgeladen wurden.

  Hinweis: Dieses Recht wird benötigt, um fremde Media Dateien beispielsweise in den pixx.io Add-Ins für Adobe InDesign oder Photoshop zu verwenden (öffnen und platzieren). Auch Dateien von Usern aus der gleichen Rechtegruppe gelten als Fremde Medien.

• Medien extern freigeben

  Benutzer können einzelne Media Dateien, Dateisammlungen oder Kollektionen über Share Links mit Partnern teilen, ohne dass für die Empfänger ein pixx.io Login nötig ist.

• Erstelle Dateianfragen

  Gibt Benutzern die Möglichkeit, einen Upload-Link zu erstellen, über den externe Bildlieferanten - wie Fotografen – ihre Media Dateien in pixx.io hochladen können. Hochgeladene Media Dateien erhalten die Eigenschaften (Ziel-Ordner, Dateistatus, Lizenzen), die beim Erstellen des Upload-Links vordefiniert wurden.

Abschnitt Kollektionen

In diesem Abschnitt stellst du ein, was Benutzer der Rechtegruppe mit eigenen und fremden Kollektionen machen dürfen.

• Eigene Kollektion erstellen / bearbeiten

  Mit diesem Recht kann der Benutzer neue Kollektionen erstellen und bereits bestehende eigene Kollektionen umbenennen, sowie Inhalte hinzufügen oder Inhalte aus der Kollektion entfernen.

• Eigene Kollektion löschen

  Erlaubt es dem Benutzer, eigene Kollektionen wieder zu löschen.

  
  ​Hinweis: Durch die Löschung wird lediglich die Sammlung aufgelöst. Die enthaltenen Bilder werden nicht aus dem pixx.io Mediaspace gelöscht.

• Kollektionen internen Benutzern freigeben

  Dieses Recht ermöglicht es Benutzern, alle für sie sichtbaren Kollektionen intern mit einzelnen pixx.io Nutzern oder gesamten Teamrollen zu teilen.

• Fremde Kollektion bearbeiten

  Kollektionen, die von anderen pixx.io Benutzern erstellt und durch internes Teilen zugänglich gemacht wurden, können mit diesem Recht bearbeitet werden. Benutzer können fremde Kollektionen somit umbenennen, sowie Inhalte hinzuzufügen oder Inhalte aus der Kollektion entfernen.

• Fremde Kollektion löschen

  Kollektionen, die von anderen pixx.io Benutzern erstellt und durch internes Teilen zugänglich gemacht wurden, können mit diesem Recht gelöscht werden.

Abschnitt Einstellungen

In diesem Abschnitt räumst du die Zugangsrechte für die folgenden Abschnitte des pixx.io Systems ein. Ist das Recht für einen Abschnitt nicht erteilt, wird er den Anwendern der Rechtegruppe nicht in ihrer Benutzeroberfläche eingeblendet.

• Benutzer und Rechte

  Benutzer können in den Einstellungen Nutzungsrechte erweitern oder einschränken und neue Benutzer anlegen.

• Design

  Hiermit können Benutzer auf die Design-Einstellungen zugreifen und dort beispielsweise Logos und Wasserzeichen anpassen.

• Lizenzmanagement

  Mit Zugriff auf das pixx.io Lizenzmanagement können Anwender Lizenzen und Model- bzw. Property-Releases erstellen oder aktuelle Inhalte bearbeiten und löschen.

• Portal

  Benutzer erhalten das Recht, in die Portal-Einstellungen zu gelangen.

  Wenn das optionale Portal nicht erworben wurde, macht es Sinn, dieses Recht für keine Rechtegruppe einzuräumen.

Zugriffseinstellungen Pflichten

In diesem Abschnitt wird definiert, welche Pflichten die einzelnen Rechtegruppen haben.

• Pflichten
  Der Nutzer muss immer bestimmte Metadatenfelder ausfüllen.

  • 1. Schlagwörter. Hier kannst du die minimale und maximale Anzahl der Schlüsselwörter festlegen, die für den Upload erforderlich sind. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, einen Hinweistext einzublenden. Dieser erleichtert es dem Nutzer, bestimmte Regeln zu beachten, z.B. nur Kleinbuchstaben, keine Anglizismen. Du kannst auch den Titel als Pflichtfeld aktivieren, damit der Benutzer beim Upload per Hinweis dazu aufgefordert wird, einen Titel zu vergeben.

  • 2. Hinweistext. Dabei wird ein Hinweistext dem Benutzer beim Upload angezeigt.

• Nachweispflicht
  Die Benutzer dieser Gruppe müssen bei externen Shares den Grund für die Teilung angeben. Dieser kann dann in der Shareübersicht nachgelesen werden.

Häufig gestellte Fragen zu Rollen und Rechtegruppen

1. Warum sehe ich bestimmte Dateien nicht (mehr)?
   

   Hier gibt es zwei Möglichkeiten, warum das so ist:

   
   a) Die Datei wurde in einen Ordner hochgeladen/verschoben, für den deine Rechtegruppe kein Sichtrecht besitzt.

   
   Hinweis: Es gibt auch einen Sonderfall. Lädt ein anderer pixx.io-Benutzer Dateien in seinen privaten Homeordner (vorausgewählt in Upload-Maske), so können andere Benutzer ohne vollwertige Adminrechte die Inhalte nicht sehen. Sie haben kein Sichtrecht auf diesen Ordner.

   
   b) Die Datei hat einen Dateistatus zugewiesen bekommen, für den deine Rechtegruppe kein Sichtrecht besitzt. Alternativ kann es sein, dass der Datei der Archivstatus zugewiesen wurde. Dann kannst du sie nur sehen, wenn du proaktiv nach diesem Status filterst. Der Archivstatus ist erkennbar am leeren Farbkreis.

2. Warum kann ich bestimmte Dateien nicht bearbeiten?

   Auch hier gibt es wieder zwei mögliche Antworten:

   
   a) Die Datei wurde in einen Ordner hochgeladen/verschoben für den deine Rechtegruppe zwar Sichtrecht, aber kein Bearbeitungsrecht besitzt.

   
   b) deine Rechtegruppe wurde so eingestellt, dass jeder User der Gruppe nur seine eigenen (selbst hochgeladen) Inhalte editieren darf

3. Warum sehe ich zwar alle Ordner, kann aber nur in einen Teil davon hochladen/verschieben?

   
   Das Upload-Recht deiner Rechtegruppe ist für die vorhandenen Ordner eingeschränkt.

4. Warum kann ich den Administrator mit dem Schloss-Icon nicht löschen oder in eine andere Rechtegruppe verschieben?

   
   Dieser Benutzer ist von pixx.io bewusst so eingestellt, damit es immer mindestens einen vollwertigen Administrator im Mediaspace gibt. Du kannst diesen aber für dich personalisieren (z. B. Namen/Benutzernamen/E-Mail etc. anpassen) und wie einen regulären Administrator verwenden.

5. Wird der Systemadministrator (mit Schloss-Icon) zu den lizensierten Benutzern hinzugerechnet?

   
   Ja wird er, da er wie ein jeder andere Benutzer mit Adminrechten auch vollwertig verwendet werden kann.