Wie funktioniert das Media Management mit Dateistatus?

Kurz gesagt

Der Dateistatus in pixx.io ist eine besonders übersichtliche Art, Media Dateien zu organisieren und freizugeben oder archivieren. Anhand des Status weiß jeder im Team sofort, welche Dateien in welchem Stadium stecken und ob sie verwendet werden dürfen. Nutze Farben und Bezeichnung für noch mehr Klarheit.

Wer kann diese Funktion nutzen?

• Jeder pixx.io Benutzer

Hier lernst du:

• Welche Funktion hat der Dateistatus?

• Wie verwende ich den Dateistatus in pixx.io?

Welche Funktion hat der Dateistatus in pixx.io?

Der Dateistatus ist neben Filtern und Metadaten eine weitere Eigenschaft für alle Media Dateien in pixx.io, mit der sich Dateien organisieren lassen. Der Dateistatus
wird häufig verwendet, um den Stand oder Arbeitsschritt anzuzeigen, in dem die Media Datei gerade steckt.

Wenn du den Dateistatus in pixx.io in die Rechtestruktur integrierst, lassen sich Zugriffsrechte innerhalb eines Ordners noch granularer festlegen. Diese Möglichkeit macht den Dateistatus zur Grundlage für transparente Freigabe-Workflows in pixx.io.

Hinweis: Einem Asset kann zu jedem Zeitpunkt immer nur ein Dateistatus zugewiesen sein. Zudem bedingt ein Dateistatus zunächst keine benutzerbezogenen Einschränkungen, sondern ist lediglich ein Hinweis. Ein User kann also eine Datei herunterladen, selbst wenn diese den Status “nicht herunterladen” aufweist.

Wie verwende ich den Dateistatus in pixx.io?

Die Einstellungen des Dateistatus können pixx.io Benutzer mit Adminrechten über die Suche nach “/status” erreichen.

Der Dateistatus setzt sich aus einer Benennung und einer Farbzuweisung zusammen.

Darüber hinaus kann der Dateistatus in pixx.io die zusätzlichen Eigenschaften “Archivstatus” und “Kommentarpflicht” über die Aktivierung der jeweiligen Checkboxen erhalten.

Status mit Eigenschaft “Archivstatus”:

• Ein Status mit dieser Eigenschaft verortet alle Dateien, die diesem Status zugewiesen werden in einer “Archivebene”. Das bedeutet: Die Dateien verschwinden aus der normalen Medienansicht (auch für Administratoren!) und können nur durch die proaktive Filterung nach diesem Status eingesehen werden.

• Durch den Archiv-Status archivierte Dateien werden ebenfalls nicht mehr in Share Links und dem pixx.io Portal angezeigt.

• Der Archivstatus unterscheidet sich optisch von regulären Status durch die fehlende farbliche Füllung des Kreises.

Status mit Eigenschaft “Kommentarpflicht”:
Ein Status, der diese Eigenschaft erhält, kann einer Datei nur zugewiesen werden, wenn der Benutzer dabei einen Kommentar in die Datei schreibt. Das ist unter anderem sinnvoll, wenn mit der Statuszuweisung eine Arbeitsanweisung einhergehen soll:

• Status: “Grafische Bearbeitung notwendig”

• Kommentar: “bitte aufhellen”

Status zuweisen und filtern

Sobald der erste Dateistatus angelegt wurde, taucht das Metadatum in der Metadaten-Prioliste auf und kann in der Einzel- und Stapelbearbeitung an Dateien zugewiesen werden:

Der Filter für einen Dateistatus findet sich in der Filterübersicht, kann aber auch einfach über die Suche nach "status” via Vorschlag aufgerufen werden:

Da eine Datei immer nur einen Status zugewiesen haben kann, ist ein Filter nach mehreren Dateistatus automatisch eine ODER Filterung.

Dateistatus zur Rechtefeineinstellung

Ob bestimmte Benutzer(gruppen) …

• Dateien sehen dürfen, die mit einem bestimmten Status verknüpft sind

• bestimmte Status via Dateibearbeitung zuweisen dürfen

• automatische Statuszuweisungen für ihre Uploads auferlegt bekommen

...kann zudem in den Rechtegruppeneinstellungen definiert werden