Wozu dient die interne Freigabe?

Kurz gesagt: die interne Freigabe ermöglicht es einzelne oder mehrere Kollektionen und ihre Inhalte mit einzelnen Usern oder eine ganzen Rechtegruppe in pixx.io zu teilen.

Wer kann das Feature nutzen?

• Jeder vollwertige pixx.io-Benutzer ab dem Plan "Team" und höher. Im Plan "Business" muss das Recht "Kollektionen internen Benutzern freigeben" für die Rechtegruppe des Benutzers vergeben sein.

Hier lernst du:

• Wofür kann ich die interne Freigabe verwenden?

• Wie aktiviere ich die interne Freigabe?

• Woran erkenne ich, ob eine Kollektion intern freigegeben wurde?

• Welche Rechte haben Benutzer für intern freigegebene Kollektionen?

Wofür kann ich die interne Freigabe verwenden?

Die interne Freigabe ist immer dann sinnvoll, wenn eine pixx.io-Benutzer nur temporären Zugriff auf Inhalte benötigt, für die er für gewöhnlich kein Sichtrecht hat. Wenn du z. B. an einem Projekt arbeitest, an dem Personen beteiligt sind, die normalerweise kein Sichtrecht auf deine Media Dateien haben, kannst du die interne Freigabe verwenden.

Du kannst der Person dann nur Zugriff auf ausgewählte Kollektionen oder Inhalte eines Ordners gewähren. Dieser Zugriff kann dann auch ohne Adminrechte oder Anpassen der Rechtegruppen wieder entzogen werden.

Hinweis: Die interne Freigabe kann nur bestehenden pixx.io-Benutzern erteilt werden.
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Hinweis: Soll eine Person dauerhaft nur auf bestimmte Inhalte Zugriff erhalten, ist es sinnvoller die entsprechende Rechtegruppe anzupassen und bestimmte Ordnersichtrechte zu gewähren. Sollen andere Personen in derselben Rechtegruppe nach wie vor keine Sichtrechte für bestimmte Kollektionen erhalten, musst du für diesen einen Benutzer eine neue Rechtegruppe anlegen und in dieser Gruppe zuweisen.

Wie aktiviere ich die interne Freigabe?

Um eine Kollektion intern freizugeben, öffnest du die entsprechende Kollektion und klickst oben unter dem Kollektionsnamen auf die Option "Alle Details einblenden".
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Dadurch erhältst du Zugriff auf die Schaltfläche "Kollektion freigeben" über die du die interne Freigabe steuerst.

Um mehrere Kollektionen auf einmal intern freizugeben, wählst du diese zunächst in der Kollektionsübersicht via Klick auf das Kästchen oben rechts im Thumbnail. Anschließend klickst du unten in der Toolbar auf das Icon „interne Freigabe“:
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Im folgenden Menü wählst du dann die Empfänger (einzelne User oder ganze Rechtegruppe) aus.
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Optional kannst du auch eine Nachricht zur Freigabe dazu schreiben.

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Rechtegruppen mit Administratorrechten werden hier automatisch als Empfänger markiert, da sie die Kollektion aufgrund ihrer Rechte sehen, sobald diese erstellt wird. Eine interne Freigabe von Kollektionen für Administratoren ist somit nicht notwendig.

Hinweis: Der Empfänger erhält nur dann eine Benachrichtigung, wenn dieser in seinen pixx.io Benachrichtigungseinstellungen die Option "Kollektion intern mit mir geteilt" aktiviert hat. Dafür klickst du oben rechts auf das Profil-Icon, dann auf "Mein Konto".

Im sich öffnenden Fenster wählst du "Benachrichtigungen", setzt das Häkchen bei "Kollektion intern mit mir geteilt" und speicherst. Du erhältst dann per E-Mail die Nachricht, wenn eine Kollektion intern für dich freigegeben wird.
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Woran erkenne ich, ob eine Kollektion intern freigegeben wurde?

Die intern freigegebene Kollektion taucht bei ihren Empfängern in der Kollektionsübersicht auf und ist mit einem "Intern"-Chip markiert:
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​Hinweis: Mögliche Einschränkungen des Sichtrechts durch den zugewiesenen Dateistatus haben auch in einer intern freigegeben Kollektion bestand. Darf ein Empfänger der internen Freigabe bspw. keine Media Dateien mit dem Status „rot“ sehen, tauchen diese für ihn auch nicht in der erhaltenen Kollektion auf, obwohl du diese freigegeben hast.

Hinweis: Media Dateien, die ein User nur aufgrund einer internen Freigabe sehen darf (die also in einem Ordner liegen, für den der User kein Sichtrecht hat), werden aktuell nicht in der Medienübersicht dargestellt, sondern sind lediglich über die Kollektion in der Kollektionsübersicht zu finden!

​Gibt es also eine Rechtegruppe, die ihre Inhalte ausschließlich aufgrund interner Freigaben erhält, ist bei den Usern dieser Rechtegruppe die Medienübersicht leer.

Welche Rechte haben Benutzer für intern freigegebene Kollektion?

Was Benutzer mit Kollektionen und den darin enthaltenen Media Dateien machen dürfen, die sie über eine interne Freigabe erhalten, bestimmst du durch folgende Rechteeinstellungen der jeweiligen Rechtegruppe:

• Fremde Kollektionen bearbeiten:
  Der Benutzer darf grundsätzlich den Namen und den Beschreibungstext jeder ihm freigegebenen Kollektionen verändern. Darüber hinaus darf der User eigene Medien in die ihm freigegebene Kollektion ergänzen.

• Fremde Kollektionen löschen:
  Der Benutzer darf alle ihm freigegebenen Kollektionen grundsätzlich löschen.
  Dadurch löscht er nur die Kollektion selbst. Die Inhalte der Kollektion bleiben im Mediaspace erhalten.

• Intern geteilte Medien bearbeiten:
  Der Benutzer darf alle Mediadateien in der dir freigegeben Kollektion editieren (unabhängig von Besitzer oder Ordnerzuweisung).

• Kollektionen internen Benutzern freigeben:

  Dieses Recht erlaubt es dem Benutzer nicht nur eigene Kollektionen intern freizugeben, sondern auch jene, auf die er selbst erst durch eine interne Freigabe Zugriff erhalten hast.

Hinweis: Möchtest du nicht, dass User fremde Kollektionen intern freigeben können, ist das nur über die Deaktivierung dieses Rechts möglich.

​Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit die oben genannten Optionen für jede interne Freigabe selbst zu bestimmen. Diese sind über die jeweiligen Rechtegruppeneinstellungen fixiert.